John Kotter. La verdadera labor de los gerentes eficaces

A mí me parece interesante la distinción que propone Kotter entre liderazgo y jefatura, ya que según él los líderes se caracterizan por manejar el cambio y los gerentes por manejar la complejidad. De este modo, según Kotter, los líderes tienen en sus manos señalar el rumbo, alinear a la gente y motivar e inspirar y, en cambio, los gerentes tienen que planear y presupuestar, organizar y nombrar al personal y controlar y resolver problemas.

Cuando uno se concentra en el trabajo gerencial suele imaginarse a los ejecutivos en una torre, planeando estrategias, reflexionando y analizando información de manera meticulosa. Sin embargo, ya lo dice Mintzberg cuando se refiere a los mitos sobre el trabajo gerencial, ello suena más a mitología que realidad, pues los gerentes trabajan a un ritmo frenético, de un modo fragmentado, tironeados por todos lados, razón por la cual planifican poco, obtienen información de fuentes no formales, deciden sobre la acción, toman decisiones sin usar métodos muy formales y, muchas veces, tienen poco control sobre su tiempo y sus acciones.

Considerando lo anterior hay gerentes muy eficaces y otros muy poco eficaces. ¿Qué hacen los gerentes eficaces entonces?, esa es la pregunta que se hace Kotter, la que busca responder con este artículo.

Lo primero que plantea en su trabajo es la descripción cronológica de un día de trabajo de un gerente general cualquiera. Al observar dichas actividades, incluyendo cafés, almuerzos, charlas breves, reuniones informales, incluso algunos chistes con las personas cercanas, Kotter concluye con doce aspectos que según él son importantes. 

Ellos son: (1) gastan la mayor parte del tiempo con otros. Ocupan poco tiempo trabajando a solas, lo que ocurre en trayectos a casa, viajes o traslados, (2) la gente con la que emplean su tiempo incluye muchas personas, incluyendo subordinados directos y su propia jefatura. Interactúan rutinariamente con toda la línea de mando y con gente externa, aparentemente no importante, (3) en las diversas entrevistas, los asuntos tratados son amplios. Hablan “de todo”, no necesariamente de estrategias, asuntos de personal o preocupaciones de alta gerencia, (4) en las conversaciones hacen muchas preguntas., (5) en estas conversaciones casi nunca toman ”grandes” decisiones, (6) en las discusiones hay muchos temas no relacionados con el trabajo, incluyendo chistes, sobre la organización, la industria, aficiones, actividades extralaborales, (7) se ven envueltos en actividades que podrían considerarse “pérdidas de tiempo”, donde el asunto principal de la conversación no es tan importante para los negocios de la organización, (8) en estos encuentros, rara vez dan órdenes, pocas veces “les dicen” a los demás lo que hay que hacer, (9) utilizan estos encuentros para tratar de influir en otros, por ello preguntan, solicitan, halagan, persuaden o intimidan, (10) respecto del uso del tiempo, pueden tener un día planeado pero terminan dedicando un montón de tiempo a asuntos no contemplados en la agenda, (11) mucho del tiempo que pasan con otros se les va en breves e incoherentes conversaciones, (12) la jornada de trabajo es larga.

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Todo este comportamiento no tiene mucho que ver con las categorías tradicionales de planear, organizar, controlar, dirigir o administrar personal, según la administración tradicional. De hecho, desafía las nociones habituales de la administración, sin embargo es eficaz porque consigue resultados y eso parece ser lo más importante.

Los ejecutivos necesitan tener claro lo que hay que hacer pese a la incertidumbre, diversidad y enorme cantidad de información con la que interactúan. Además de ello necesitan “hacer las cosas”, con la ayuda de muchas personas, muchas de las cuales además no están bajo su control.

Esto me resuena mucho a algo que aprendí con Laura Bicondoa al estudiar coaching ejecutivo y que, a estas alturas, me parece una idea central de la gestión ejecutiva. R y R, es decir: resultados y relaciones. Un ejecutivo tiene que tener en mente permanentemente sus resultados, muchos de los cuales son implícitos y además dinámicos. Además de ello tiene que tener una fuerte orientación a las relaciones, crearlas, cultivarlas, mantenerlas, ya que consigue resultados por medio de la acción de otros, algunos a los que “manda” y muchos con los que solo puede influir.

Creo que hay muchos ejecutivos que se concentran fuertemente en los resultados sin darle mucho espacio a las relaciones, de algún modo quieren que el árbol de frutos sin regarlo, sin podarlo y, en muchos casos, amenazándolo con hacerlo leña sin no dan frutos rápido.

Dado ello, Kotter concluye que los ejecutivos eficaces realizan tres acciones centrales: elaboran la agenda, construyen redes y ejecutan consiguiendo que las redes implementen sus agendas.

Elaboración de la agenda: Al principio es necesario construir la agenda y luego es necesario actualizarla. Los planes formales de la organización alimentan la agenda de los gerentes pero difieren en algunos aspectos importantes. Entre ellos: los planes formales se formulan con cifras financieras – la agenda de un gerente es menos detallada en cuanto a estrategia  y planes para el negocio o la organización; los planes formales se concentran en el corto y mediano plazo –la agenda abarca un plazo más largo y los planes formales tienden a ser explícitos, lógicos y rigurosos, en cambio la agenda tiene metas o planes no siempre tan explícitamente formulado.

Para elaborar la agenda los gerentes dependen más de conversaciones que de informes, libros o revistas. Además toman decisiones que no siempre son conscientes, tomando decisiones sin percibirlas como tales, a partir de las actividades que eligen, sobre todo aquellas que les permitan alcanzar muchos puntos de sus agendas.

Cuando hago coaching ejecutivo suelo preguntarle a mis clientes cuáles son sus 3, 4 o 5 metas estratégicas a alcanzar en un periodo. Siempre los propósitos son muchos pero un ejecutivo debe ser capaz de tener en “una mano” esos objetivos y no perderlos jamás de vista.

Construcción de redes: Los gerentes eficaces usan mucho tiempo y esfuerzo en construir una red de relaciones de cooperación entre quienes pueden servirles para cumplir su agenda. Esta red contempla mucha gente, no sólo subordinados inmediatos. Incluye: pares, gente de fuera de la organización, el jefe de su jefe, con los subordinados de los subordinados. Con ello arman una red distinta de la estructura formal de la organización. En estas redes la naturaleza de las relaciones varía en clase e intensidad, algunas más personales otras menos. Además, utilizan muchos métodos para construir las redes, sobre todo alimentando su reputación profesional para hacer creer a los otros que dependen de ellos para obtener recursos, avanzar en sus carreras o cualquier otro apoyo.

Hace un tiempo atrás escribía un post sobre conversaciones y café y la importancia de esta actividad en la vida gerencial. Y no me refería solo al café que ya de por sí puede ser bueno sino al espacio relacional que se crea al tomar un café con otras personas y conectarse, crear confianza, conocerse.

Ejecución, conseguir que las redes implementen sus agendas: Luego de desarrollar suficientemente sus redes y agendas los gerentes eficaces se enfocan en utilizar esas redes para poner en práctica esas agendas, para ello utilizan sus habilidades personales, los recursos presupuestarios y de información que disponen para influir en las personas y en los sucesos, de manera directa o indirecta. Por eso piden ayuda a toda su red de relaciones, hacen preguntas, sugieren acciones. También utilizan sus redes para influir indirectamente sobre gente que no forma parte de su red.

Pensar que un ejecutivo “manda” es muy limitado. Un ejecutivo exitoso hace mucho más que mandar, pues consigue que personas sobre las que no tiene “mando” lo ayuden en sus propósitos, ya sean personas que se encuentran dentro de la misma organización o fuera de ella.

A mí me parece muy iluminador el trabajo de Kotter ya que desafía muchos de los supuestos que utilizamos en el mundo de la Universidad (programas de MBA por ejemplo) y en el ámbito de capacitación, pensando que muchas veces lo más importante es la planeación formal o el uso del tiempo programado, o el uso de herramientas cuantitativas.

Tengo que reconocer que muchas veces me he reído de programas donde las personas aprenden a contar chistes, a jugar futbol, a preparar un buen asado u otras cosas parecidas. Ahora me pregunto si muchas veces eso no será más importante que otras técnicas rigurosas. Por supuesto que eso no puede ser sin sustancia, un ejecutivo tiene que conocer el negocio, manejar los números, conocer las estrategias, evaluar a la competencia y otros elementos formales. Se necesitan ambos en un adecuado balance.

Martina Rua y Pablo Fernández. La fábrica de tiempo: técnicas para optimizar el tesoro más preciado de la vida moderna.

Como si fueran alcohólicos rehabilitados insisten una y otra vez en la importancia de hacer un buen uso del tiempo ya que, al parecer, ellos mismos no lo hacían hasta que desarrollaron muchas de las técnicas señaladas en el libro. Y, como buenos conversos proponen persuasivamente diversas estrategias para incrementar la productividad, algunas enfocadas en el mejor uso del tiempo y otras relacionadas con el trabajo free lance, la marca personal, la gestión de redes y otras más.

Hace tiempo escribí un post sobre el tema del tiempo basado en los trabajos de Llazamares y Covey. El buen uso del tiempo es crucial en esta época que vivimos, ya que obtener mayor productividad personal nos permite vivir las distintas dimensiones de la vida con mayor satisfacción. Por ello los autores definen productividad personal como “una manera de vivir y trabajar con el foco en generar el mayor balance y bienestar en todos los aspectos de nuestra vida”.

Para efectos de incrementar nuestra productividad personal es importante, según los autores, identificar fases prácticas:

Definir objetivos con sentido, alineados con nuestras motivaciones más profundas: Ya lo decía el gato en Alicia en El País de las Maravillas, “si no sabes para dónde vas, cualquier camino te sirve”. Por ello es importante dedicar un tiempo a priorizar que es lo importante en los distintos dominios: ocio, trabajo, salud, desarrollo personal, etc.

Me parece interesante que este sea el primer paso de cualquier plan relacionado con productividad, definir los objetivos centrales ya que, al igual que un proceso de planificación estratégica, debe comenzarse por el propósito siempre. Ya lo decía Covey “trabajar con un fin en mente”, sino se corre el riesgo de hacer por hacer, sin sentido.

Desarrollarlos a través de tareas accionables: Para lograr los objetivos importantes es necesario definir acciones que nos lleven a dicho logro. Esas acciones o tareas pueden ser “acciones pequeñas”, no por eso desmerecerlas y dejar de hacerlas.

Completarlos de a uno, evaluarlos y aprender del progreso: Avanzar a paso firme y completar las tareas, una a una, para llegar al objetivo final.

A fin de desarrollar la productividad proponen algunas técnicas. Pensaba encontrarme con algo novedoso y me encontré con un par de ideas muy simples, que bien llevadas a cabo permiten un uso muy positivo del tiempo.

La primera es la agenda. La agenda es una lista de compromisos adquiridos, lo que permite tener una idea clara de cómo va el día o la semana, para manejar reuniones, citas, entrevistas y conversaciones. El tener una agenda permite aceptar o rechazar citas, con holgura para cumplir tiempos y no quedar mal si no disponemos de tiempo para agendar una actividad.

La segunda es la lista de actividades pendientes. Esta lista permite establecer las distintas actividades por realizar e incluso clasificarlas por importante – urgente, prioritario – no prioritario, de alto impacto – bajo impacto o cualquier otra clasificación que nos pueda ser de utilidad.

Me ha parecido un enfoque muy simple, que sin haberlo aprendido sistemáticamente yo mismo uso de manera regular, una buena agenda con registro de todos mis compromisos adquiridos y una lista de tareas en papel, en la primera hoja de la agenda, la que actualizo todos los días con las tareas pendientes.

Hace unos días atrás iniciaba un coaching con la gerente de una empresa que ha visto crecer considerablemente su negocio y, sincrónicamente, el tema que me pedía pudiéramos trabajar era su gestión del tiempo ya que siente que se le va el día, no completa sus actividades y tiene poca productividad. Le pregunté si usaba agenda y lista de tareas. La respuesta era que no. Entonces, siguiendo el libro, inicié por ahí el coaching. Espero llegue la segunda sesión con estas herramientas y trabajemos en el hábito y rutina de utilizarlas.

Los autores se pronuncian sobre un tema importante en el manejo del tiempo, el multitasking. Señalan que “la idea es trabajar de una manera más inteligente, no trabajar más”. En los últimos años se ha hecho un culto del multitasking, la capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo. El problema es que no funciona. Nuestra mente no puede estar en dos cosas al mismo tiempo, ya que la atención por definición se focaliza en algo y deja de enfocarse en otra cosa. Lo que hacemos es saltar de una actividad a otra, lo que, además de cansador, es improductivo ya que suele ocurrir que no completamos ninguna de las actividades iniciadas o, si lo hacemos, se realiza con mucho consumo de energía y cansancio.

Este tema ya lo planteaba Cal Newport cuando hablaba de la distinción entre trabajo superficial y trabajo profundo. Aprender a enfocarse, a estar en una actividad y luego a otra, puede ser mucho más productivo que andar saltando de “un lado para otro”.

Otro tema central para gestionar mejor el tiempo es aprender a despegarse del celular y de las redes sociales. Solemos tener la idea que si apagamos el celular y nos desconectamos “algo nos vamos a perder” con lo cual sacrificamos atención para dedicarnos a aquello que va en la línea de nuestros objetivos. Incluso esto tiene un nombre “fear of missing out” o FOMO. El FOMO se caracteriza por “la ansiedad de estar continuamente conectado con lo que otros están haciendo”

Justamente ayer me tocaba realizar un curso en una empresa. Cuando iba de camino a la actividad descubrí que me había ido sin celular. Me sentí definitivamente desnudo pensando que “algo me iba a perder” por estar desconectado. Lo mejor del caso es que no pasó nada grave. Al volver a casa si bien tenía correos que responder, WhatsApp que contestar y más de alguna llamada perdida, no había pasado nada grave. Cal Newport también hablaba de este tema y proponía derechamente desconectarse de las redes sociales a fin de aprovechar la energía en ser más productivos.

Leyendo el libro he adoptado dos prácticas nuevas que espero me ayuden a utilizar mejor mí tiempo: la primera ha sido con el WhatsApp, donde he puesto un mensaje que dice “puedo demorar en contestar. Si es urgente llámame por favor”. Y, la segunda, en el correo electrónico, cuando me pierdo por un día entero realizando mi trabajo de capacitación o viajando, también he puesto un mensaje “He recibido su mensaje. Me encontraré trabajando fuera de la ciudad todo el día, apenas me sea posible responderé”, creo que estas dos simples acciones le advierten a quienes se quieren comunicar conmigo que estoy ocupado, que si no contesto no es desidia.

El tiempo y su buen uso es un tema interesante, práctico y de la mayor importancia para todos, en unos “tiempos” donde la oferta de actividades es enorme, donde corremos el riesgo de distraernos de nuestros objetivos y volvernos “trabajólicos”, haciendo mucho, sin ser, muchas veces, verdaderamente, productivos.

Buen inicio de otoño.