Martina Rua y Pablo Fernández. La fábrica de tiempo: técnicas para optimizar el tesoro más preciado de la vida moderna.

Como si fueran alcohólicos rehabilitados insisten una y otra vez en la importancia de hacer un buen uso del tiempo ya que, al parecer, ellos mismos no lo hacían hasta que desarrollaron muchas de las técnicas señaladas en el libro. Y, como buenos conversos proponen persuasivamente diversas estrategias para incrementar la productividad, algunas enfocadas en el mejor uso del tiempo y otras relacionadas con el trabajo free lance, la marca personal, la gestión de redes y otras más.

Hace tiempo escribí un post sobre el tema del tiempo basado en los trabajos de Llazamares y Covey. El buen uso del tiempo es crucial en esta época que vivimos, ya que obtener mayor productividad personal nos permite vivir las distintas dimensiones de la vida con mayor satisfacción. Por ello los autores definen productividad personal como “una manera de vivir y trabajar con el foco en generar el mayor balance y bienestar en todos los aspectos de nuestra vida”.

Para efectos de incrementar nuestra productividad personal es importante, según los autores, identificar fases prácticas:

Definir objetivos con sentido, alineados con nuestras motivaciones más profundas: Ya lo decía el gato en Alicia en El País de las Maravillas, “si no sabes para dónde vas, cualquier camino te sirve”. Por ello es importante dedicar un tiempo a priorizar que es lo importante en los distintos dominios: ocio, trabajo, salud, desarrollo personal, etc.

Me parece interesante que este sea el primer paso de cualquier plan relacionado con productividad, definir los objetivos centrales ya que, al igual que un proceso de planificación estratégica, debe comenzarse por el propósito siempre. Ya lo decía Covey “trabajar con un fin en mente”, sino se corre el riesgo de hacer por hacer, sin sentido.

Desarrollarlos a través de tareas accionables: Para lograr los objetivos importantes es necesario definir acciones que nos lleven a dicho logro. Esas acciones o tareas pueden ser “acciones pequeñas”, no por eso desmerecerlas y dejar de hacerlas.

Completarlos de a uno, evaluarlos y aprender del progreso: Avanzar a paso firme y completar las tareas, una a una, para llegar al objetivo final.

A fin de desarrollar la productividad proponen algunas técnicas. Pensaba encontrarme con algo novedoso y me encontré con un par de ideas muy simples, que bien llevadas a cabo permiten un uso muy positivo del tiempo.

La primera es la agenda. La agenda es una lista de compromisos adquiridos, lo que permite tener una idea clara de cómo va el día o la semana, para manejar reuniones, citas, entrevistas y conversaciones. El tener una agenda permite aceptar o rechazar citas, con holgura para cumplir tiempos y no quedar mal si no disponemos de tiempo para agendar una actividad.

La segunda es la lista de actividades pendientes. Esta lista permite establecer las distintas actividades por realizar e incluso clasificarlas por importante – urgente, prioritario – no prioritario, de alto impacto – bajo impacto o cualquier otra clasificación que nos pueda ser de utilidad.

Me ha parecido un enfoque muy simple, que sin haberlo aprendido sistemáticamente yo mismo uso de manera regular, una buena agenda con registro de todos mis compromisos adquiridos y una lista de tareas en papel, en la primera hoja de la agenda, la que actualizo todos los días con las tareas pendientes.

Hace unos días atrás iniciaba un coaching con la gerente de una empresa que ha visto crecer considerablemente su negocio y, sincrónicamente, el tema que me pedía pudiéramos trabajar era su gestión del tiempo ya que siente que se le va el día, no completa sus actividades y tiene poca productividad. Le pregunté si usaba agenda y lista de tareas. La respuesta era que no. Entonces, siguiendo el libro, inicié por ahí el coaching. Espero llegue la segunda sesión con estas herramientas y trabajemos en el hábito y rutina de utilizarlas.

Los autores se pronuncian sobre un tema importante en el manejo del tiempo, el multitasking. Señalan que “la idea es trabajar de una manera más inteligente, no trabajar más”. En los últimos años se ha hecho un culto del multitasking, la capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo. El problema es que no funciona. Nuestra mente no puede estar en dos cosas al mismo tiempo, ya que la atención por definición se focaliza en algo y deja de enfocarse en otra cosa. Lo que hacemos es saltar de una actividad a otra, lo que, además de cansador, es improductivo ya que suele ocurrir que no completamos ninguna de las actividades iniciadas o, si lo hacemos, se realiza con mucho consumo de energía y cansancio.

Este tema ya lo planteaba Cal Newport cuando hablaba de la distinción entre trabajo superficial y trabajo profundo. Aprender a enfocarse, a estar en una actividad y luego a otra, puede ser mucho más productivo que andar saltando de “un lado para otro”.

Otro tema central para gestionar mejor el tiempo es aprender a despegarse del celular y de las redes sociales. Solemos tener la idea que si apagamos el celular y nos desconectamos “algo nos vamos a perder” con lo cual sacrificamos atención para dedicarnos a aquello que va en la línea de nuestros objetivos. Incluso esto tiene un nombre “fear of missing out” o FOMO. El FOMO se caracteriza por “la ansiedad de estar continuamente conectado con lo que otros están haciendo”

Justamente ayer me tocaba realizar un curso en una empresa. Cuando iba de camino a la actividad descubrí que me había ido sin celular. Me sentí definitivamente desnudo pensando que “algo me iba a perder” por estar desconectado. Lo mejor del caso es que no pasó nada grave. Al volver a casa si bien tenía correos que responder, WhatsApp que contestar y más de alguna llamada perdida, no había pasado nada grave. Cal Newport también hablaba de este tema y proponía derechamente desconectarse de las redes sociales a fin de aprovechar la energía en ser más productivos.

Leyendo el libro he adoptado dos prácticas nuevas que espero me ayuden a utilizar mejor mí tiempo: la primera ha sido con el WhatsApp, donde he puesto un mensaje que dice “puedo demorar en contestar. Si es urgente llámame por favor”. Y, la segunda, en el correo electrónico, cuando me pierdo por un día entero realizando mi trabajo de capacitación o viajando, también he puesto un mensaje “He recibido su mensaje. Me encontraré trabajando fuera de la ciudad todo el día, apenas me sea posible responderé”, creo que estas dos simples acciones le advierten a quienes se quieren comunicar conmigo que estoy ocupado, que si no contesto no es desidia.

El tiempo y su buen uso es un tema interesante, práctico y de la mayor importancia para todos, en unos “tiempos” donde la oferta de actividades es enorme, donde corremos el riesgo de distraernos de nuestros objetivos y volvernos “trabajólicos”, haciendo mucho, sin ser, muchas veces, verdaderamente, productivos.

Buen inicio de otoño.