Un mundo sin email por Cal Newport

Recuerdo exactamente cuando comencé a utilizar el correo electrónico por allá por el año 1994. Como psicólogo laboral arrendaba una oficina frente a la Universidad y esta me prestaba el servicio de internet, el que, por supuesto tenía que pagar todos los meses, así que tenía un correo muy largo cdiaz@choapa.cic.userena.cl. El problema era que muy poca gente tenía correo electrónico así que no tenía mucho con quien comunicarme por esa vía. 

Hoy la realidad, luego de casi 30 años es tan distinta, todo el mundo tiene un e-mail, muchísimas comunicaciones que antes se sostenían cara a cara o por medio del correo escrito se hacen por esta vía y, aunque no es tanto mi caso, el correo electrónico llega a abrumar porque interrumpe, porque es muy abundante o porque se ha instalado la expectativa que tiene que tener una respuesta rápida.

Bueno, ese es el contexto de reflexión de Cal Newport en su entretenido libro “Un mundo sin e-mail” que he leído por estos días y que quisiera comentar en este post. He escrito antes sobre este autor y su libro Enfócate, el que de alguna manera creo que antecede en sus ideas al que comentamos ahora.

Todos asumimos que el correo electrónico ayuda con la conectividad, con la productividad, con la comunicación, con las buenas decisiones y etc. Y la pregunta de Newport, es si ¿será así efectivamente?  Su argumento es que no necesariamente, ya que los trabajadores del conocimiento, al ser interrumpidos constantemente por los correos, no aumentan su productividad, ni su felicidad, sino que la disminuyen.

¿Cuáles son los argumentos? A mi entender, el autor destaca que se reduce la productividad y la felicidad por la masiva recepción de correos electrónicos, correos electrónicos que el receptor tiene que responder, lo que le consume entonces una enorme cantidad de tiempo que podría dedicar a otras cosas. Otro argumento es que muchos de estos correos solicitan la realización de tareas administrativas y de poco valor, lo que significa que un “trabajador del conocimiento” deja de dedicarse a lo valioso por estar respondiendo correos electrónicos intrascendentes. También argumenta que muchas veces la manera de trabajar con el correo electrónico, lo que llama la “mente de colmena hiperactiva”, es decir, estar permanentemente conectado, impide que las personas se dediquen a tareas que requieren concentración.

Agrego más argumentos. Otro argumento es que la expectativa de quien envía un correo es que le respondan dentro de cierto tiempo, cada vez menor, por lo que quien no responde con prontitud cultiva una reputación de ineficiente e incluso puede irse el fin de semana o al terminar la jornada de trabajo, si es que dejó correos sin responder con la sensación de angustia por dejar tareas incompletas, lo que es un cuento de nunca acabar. Además, muchos correos no son necesarios, no intercambian información valiosa ni se usan para adquirir compromisos serios, son todo lo contrario, maneras de escaparse del trabajo y “pasarle la pelota” a otras personas, como los correos donde se “pimponea” el agendar una reunión y luego de muchos intercambios la reunión no se concreta, por lo que puede pensarse que el correo se usa para “hablar del trabajo” pero no necesariamente para “hacer el trabajo”.

Hasta aquí me parece que su crítica al uso del correo electrónico, al menos en los términos que describe su uso y lo critica también se puede hacer extrapolable al uso de whatsapp y creo que tiene muchísima razón en varios de ellos, sobre todo en lo referido a que el exceso de correos que demandan respuestas prontas y que no tienen mucho valor desenfoca del trabajo más importante.

Pero, no estoy de acuerdo en lo tajante de la crítica, creo que el e-mail bien usado, es una gran herramienta de comunicación y no quisiera volver a la tecnología antigua de las cartas impresas o el fax, sobre todo lentas y mucho más caras.

Al leer el trabajo de Cal Newport creo que la principal crítica al uso masivo, frecuente y poco consciente del correo electrónico es que consume el capital más importante de las personas que usan su cerebro como el principal capital productivo, que es la atención. Dedicarle mucho tiempo al e-mail distrae, desconcentra, abruma, desconecta, cansa y, además, muchas veces tiene poco valor.

Por eso que en la segunda parte del libro propone diversas maneras de hacer frente al fenómeno del e-mail o, en definitiva, como desarrollar otras maneras de trabajar que no incluyan el uso del correo electrónico de manera masiva, frecuente o que interrumpa el flujo del trabajo.

Sus recomendaciones incluyen

a) la invención de otros procesos de trabajo que no requieran el uso del e-mail, aludiendo por ejemplo al uso de plataformas donde las personas que trabajan juntas de manera colaborativa no se envíen correos, sino que registren en dichas plataformas sus avances o a técnicas de trabajo ágiles que concentren a los equipos para producir en poco tiempo desarrollo de ideas o productos como lo hacen los desarrolladores tecnológicos.

b) También alude a el uso de protocolos para utilizar e-mail, en el sentido de reglas de uso, como por ejemplo la desconexión de los correos después de cierta hora (como en Francia y su ley de no envió de correos pasada la hora del trabajo) o respuestas automáticas que un correo se responderá dentro de cierto tiempo o ensayar respuestas mínimas al mail o preferir reuniones para “cortar ciertos temas” antes que el envío de mails.

Y, c) el principio del especialista, que en definitiva argumenta que hay personas que realizan trabajos tan valiosos por su especialización que deben ser protegidos del e-mail con la ayuda de otras personas que se los filtren, que les hagan de asistentes u otras prácticas enfocadas en que se dediquen a lo que hacen bien y es valioso y no se pierdan contestando correos irrelevantes.

A mi me ha parecido interesante y entretenido el libro y me ha llevado a pensar en mis propias prácticas con el uso del correo, descubriendo como a veces gasto tiempo valioso revisando y contestando correos de poco valor o como a veces al tener el mail abierto este irrumpe y me saca de algo en lo que estaba concentrado y hasta me cambia de prioridades, perdiendo foco en lo importante.

Aprender a relacionarnos con el mail, a filtrarlo, a cuidar la atención – concentración son aprendizajes cada vez más relevantes 

Cal Newport: Enfócate, consejos para alcanzar el éxito en un mundo disperso

Me lo recomendó un alumno a quien guío en su tesis de magister, lo he leído este verano y ha sido un muy buen descubrimiento ya que expresa ideas que yo mismo he pensado alguna vez a propósito de mi trabajo como profesor universitario o, ahora mismo, que me he entusiasmado con comenzar a escribir de manera más asidua. Encontré un muy buen resumen en el blog de Miguel Angel Pulido.

A partir de una descripción del trabajo de Jung y otros (Mark Twain, Woody Allen, Bill Gates, J.K. Rowling, etc), formula una distinción entre “trabajo a fondo” o trabajo profundo y “trabajo superficial”. El primero se refiere a “actividades profesionales que se llevan a cabo en un estado de concentración desprovisto de distracciones, de tal manera que las capacidades cognitivas llegan a su límite máximo. Este esfuerzo crea valor, mejora las habilidades y no es fácil de replicar”. En cambio, el segundo está “constituido por tareas que no son exigentes desde el punto de vista cognitivo, tareas de tipo logístico que se suelen ejecutar en medio de distracciones. Estos esfuerzos por lo general no crean gran valor en el mundo y son fáciles de replicar”.

A continuación se dedica a defender la importancia del trabajo profundo con diversos argumentos basado en la hipótesis que “la aptitud para llevar a cabo un trabajo en profundidad es cada vez más escasa, pero, al mismo tiempo, cada vez más valiosa en nuestra economía. Como resultado de esta dinámica, triunfarán quienes cultiven esta aptitud y hagan de ella el pilar de su vida laboral”.

Tanto la distinción entre trabajo profundo y superficial, así como la argumentación respecto del valor y la importancia del trabajo a fondo me han parecido notables. Estoy de acuerdo que una de las competencias importantes que debe aprender cualquier persona que quiera destacarse en algún campo es aprender a dedicarle tiempo y energía a ese campo. No entiendo como podría ser que alguien, incluso en campos donde se requiere creatividad, inspiración o pensamiento lateral, sólo pudiera destacarse sin practicar, sin entrenar. Me recuerda haber leído un dicho a propósito de escribir que dice que se requiere algo así como 1% inspiración y 99% transpiración.

En el campo en el que yo mismo trabajo (coaching ejecutivo – habilidades directivas) me sorprendo de aquellas personas que realizan un curso de pocas horas y luego se declaran expertos sin hacer más cursos, sin leer un libro, sin dedicar horas a entrenarse, sin hacer aprendizaje continuo ni reflexionar en la acción acerca del trabajo realizado. A estas alturas muchas veces lo juzgo arrogante y temerario.

Sostiene Newport que el trabajo profundo es una destreza que tiene gran valor en la vida moderna, dado cómo se comporta la economía de la información. Al respecto realiza una reflexión respecto de que categorías profesionales tendrán éxito y concluye que serán los dueños del capital, los trabajadores altamente calificados y las superestrellas. Dejando de lado los primeros, el trabajo profundo beneficia a los que requieren la capacidad de dominar rápidamente cosas difíciles y la aptitud para producir a un nivel superior tanto en calidad como en velocidad, propicio para trabajadores calificados y estrellas.

La idea propuesta por Newport me recuerda la idea expuesta por Gladwell en relación a las 10 mil horas para convertirse en maestro en algo. También me recuerda algo que le escuché a un coach - mago hace tiempo atrás quien decía que para hacer magia hay que practicar 800 veces, de modo que cuando se realiza el truco parece magia pero es básicamente entrenamiento y práctica. Lo conecto también con la idea de experto expuesta por Karl Sveiby

En este sentido Newport utiliza la distinción aportada por K Ericsson que le llama “práctica deliberada”, donde nuestra atención se concentra firmemente en una destreza específica la que estamos tratando de mejorar o en una idea que buscamos dominar y, se recibe retroalimentación para corregir la visión y mantener la atención donde es productiva.

Ahora bien y, en eso también estoy de acuerdo con Newport, si las personas influyentes se dedican al trabajo profundo, ello contrasta fuertemente con la tendencia a la falta de familiaridad con dicho trabajo en muchos trabajadores del conocimiento actuales, quienes en virtud de su dedicación excesiva a las redes sociales, al correo electrónico o simplemente a la procastinación o distracción permanente, son incapaces de dedicarse a un trabajo sostenido.

Podría pensarse que las organizaciones debieran estimular el trabajo profundo y la paradoja es que con muchas de sus prácticas (mensajes de texto instantáneo, presión para estar en las redes sociales, trabajo en espacios abiertos), lo que hacen es desincentivarlo y más bien reforzar el trabajo superficial, con lo que, la buena noticia es que al ser cada vez más escaso, también será más valioso. Esto puede ser una oportunidad para muchos profesionales en la actualidad.

Distingue algunos modos de realizar trabajo profundo, cada uno con sus respectivas características:

Modo monástico: Esta filosofía se inclina por maximizar la profundidad eliminando o reduciendo drásticamente las obligaciones superficiales. Este es el modelo en que, para hacer trabajo profundo, es necesario aislarse y desconectarse por un cierto periodo.

Modo bimodal: No siempre es necesario ni posible aislarse completamente del mundo como un monje. En la filosofía bimodal se divide el tiempo de modo que se dedican porciones claramente definidas a labores profundas y el resto queda para lo demás. Durante el periodo profundo se actúa monásticamente y en el otro no se prioriza la concentración.

Modo rítmico: Se inclina por el desarrollo de un hábito de trabajo profundo, estableciendo sesiones de trabajo profundo regulares, ritualizadas de algún modo, para que no sea necesario invertir mucha energía en decidir cómo y cuándo hacer trabajo profundo.

Modo periodístico: Se trata de trabajar en cualquier momento, con profundidad. Similar a los periodistas que tienen una fecha de entrega límite y tienen que concentrarse aunque a su alrededor haya ruido y agitación.

No lo dice el autor, pero me imagino que en el modo monástico uno se toma un mes de aislamiento para hacer trabajo profundo, en el modo bimodal, se dedica un día a la semana a trabajar en el proyecto profundo y el resto de la semana normal; en el modo rítmico, dedica una hora diaria, todos los días y en el modo periodístico cuando puede.

Finalmente, propone algunas reglas, necesarias de considerar para efectos de convertir en espacio productivo el trabajo en profundidad. Al respecto.

Organizar el tiempo: Tratar el tiempo con respeto. Estructurar la jornada, mezclando organización y flexibilidad, teniendo claro los propósitos que se quieren alcanzar ya que si uno no se organiza es muy sencillo que el tiempo se consuma navegando por internet, contestando correos electrónicos y concluyendo el día con la sensación de no haber avanzado.

Aprovechar al máximo el trabajo profundo: Además de los cuatro estilos ya citados, propone establecer rituales para realizar trabajo profundo. Estos rituales deben considerar pautas, donde trabajar, como trabajar una vez que se comienza y un ritual de cierre. También implican respetar tiempos de descanso y recuperación para poder desconectarse y recuperar energía. Cuando trabajes, trabajo duro. Cuando lo dejes, déjalo por completo.

Aprender a aburrirse: La habilidad para concentrarse intensamente es una habilidad que se puede entrenar. Por ello se requiere entrenarlo y, a la vez, aprender a distraerse, a aburrirse. La filosofía debiera ser “más que encontrar un espacio en la distracción para concentrarse encontrar un espacio en la concentración para distraerse”.

Alejarse de las redes sociales: Considerar a priori que estar conectado es positivo y desconectado negativo puede ser una gran equivocación ya que la utilización indiscriminada de la red consume energía, tiempo y atención, recursos que entonces no están disponibles para el trabajo profundo.

Me ha gustado mucho el libro y me ha hecho mucho sentido en este momento profesional en que me encuentro. He concluido con la ayuda de mi amigo Mauricio Bertero, la edición del libro “herramientas de liderazgo y coaching” y me propongo escribir dos libros más durante el año que sinteticen lo que han sido mis aprendizajes como psicólogo organizacional y coach ejecutivo, además de las muchas lecturas que sigo haciendo todo el tiempo.

Precisamente, descubro como muchas veces el trabajo superficial me saca de mi objetivo de seguir aprendiendo y escribir, por lo que tomaré varios de los consejos del autor. No pienso volverme un monje pero si adoptar algunas prácticas para incursionar más en el trabajo en profundidad.