Me nombraron jefe, ¿que hago? por Carlos Sandoval

 

Hoy me escribió Luis, un coachee al que he estado acompañando un tiempo en su proceso de cambio de trabajo, contándome la buena nueva que se cambia a una compañía minera en un cargo de jefatura, de mejor nivel que el que tenía en su empleo previo. Por supuesto que me alegré muchísimo y me acordé del trabajo de Carlos Sandoval para hacerle algunas recomendaciones.

Muy buen trabajo el de Carlos Sandoval para acompañar a personas que han sido nombradas jefaturas y no tienen idea que hacer, más allá de algunas ideas de sentido común o lo que han visto, a su vez, hacer a sus propios jefes o ex jefes. He comentado con anterioridad en este blog un trabajo de Carlos sobre “Reyes, magos y guerreros”

Hace un buen rato que me preocupa el tema de las buenas jefaturas, en términos que entiendo que  jefatura no es lo mismo que liderazgo ya que la primera es un fenómeno de nombramiento y la segunda es un fenómeno que emerge de manera espontánea en cualquier grupo. He escrito un post sobre este tema.

Sostengo que ambas, jefatura y liderazgo,  se tienden a confundir dado el uso coloquial de los términos y que está lleno de jefes que no son líderes, así como de líderes que no son jefes. Por eso que me parece que el desafío organizacional es contar con buenos jefes, personas que ejerzan esta importante labor en las empresas e instituciones de manera consciente, cuidadosa y competente, trabajando por los objetivos organizacionales y construyendo relaciones positivas.

Y en relación a qué hacer cuando se es nombrado jefe también he hablado de esto en el blog, en particular sobre los trabajos de Michael Watkins y sus 90 primeros días.

Por eso que este libro de Carlos es bien interesante ya que comparte 37 tips para que quien ha sido nombrado pueda desenvolverse mejor en el cargo y con eso mejorar su desempeño como jefatura.

Quisiera comentar el capítulo 1, que llama precisamente “me nombraron jefe: ¿qué hago? ya que me parece que entrega un mapa de navegación para un jefe recién nombrado, de modo que este pueda seguir un plan de acción que aumente sus probabilidades de tener un desempeño exitoso.

Lo primero que un jefe recién nombrado tiene que tener claro es que si en algún momento lo que era característico y crucial para su desempeño eran sus competencias técnicas ahora van a tener menos relevancia y se volverán más importantes sus habilidades de inteligencia emocional, pensamiento estratégico y comunicación efectiva. Esto que suena tan simple tiene un enorme impacto en el “autoconcepto” que desarrolla un nuevo jefe. Podríamos decir algo así como “lo que te trajo hasta aquí ya no será lo que necesitará para ser exitoso”, razón por la que los jefes que siguen pensando que su trabajo es meramente técnico aumentan sus probabilidades que les vaya mal. No significa dejar de lado completamente sus competencias técnicas pero si entender que estas algo se desvalorizarán y que lo crucial serán sus competencias transversales.

Si bien Watkins propone 90 días o cuando comienza un gobierno se habla de los primeros 100 días de luna de miel del presidente, Carlos Sandoval propone que el jefe cuenta con 60 días claves para cultivar una relación con el equipo y la organización, de manera que esta última sepa si acertó en el nombramiento y el equipo se forme una imagen del jefe y sus fortalezas. Para ello propone realizar 9 actividades

1 Presentación ante el equipo. Esta es una actividad muy importante ya que afecta la primera impresión que tendrá el equipo de trabajo de la nueva jefatura. Carlos Sandoval sugiere que en esta reunión el nuevo jefe haga una presentación personal, señale los objetivos del equipo y las metas y estrategias de la organización, nombrar características del estilo de trabajo y de ser posible, solicitar a cada miembro del equipo que se presente.

Mi propia experiencia con la primera reunión con el equipo aconseja que el nuevo jefe tiene que llevar preparado el discurso con las ideas centrales que quiere transmitir ya que muchas veces con el nerviosismo de esta actividad termina diciendo ideas poco claras o inconexas y transmitiendo mucha ansiedad. Pocas ideas y claras es mi recomendación, ser cariñoso pero renegociar la relación, sobre todo si los integrantes del equipo antes eran pares o amigos.

2 Reunión con el jefe. También se necesita una reunión pronta con el jefe directo, reunión que tiene dos objetivos: el primero es conocer las metas que el jefe tiene para el cargo, metas propias del negocio, de clima, de calidad de servicio, identidad del equipo, etc. Y, la segunda relacionada con el rol, procurando conocer, desde la perspectiva del jefe, cuáles son los principales propósitos, ámbitos de decisión autónoma y cuáles compartidos con la jefatura directa, coordinaciones claves y como quiere el jefe que sea la relación. También se le puede preguntar cómo ve al equipo y si tiene alguna preocupación especial que el nuevo jefe necesite saber.

Yo creo que esta reunión es crucial ya que afianza el vínculo con el jefe directo, permite intercambiar expectativas, conocer qué nivel de apoyo se va a tener y, sobre todo, hacer una alianza de mutuo beneficio.

3 Mapa de personas. El autor del libro propone que el nuevo jefe se reúna uno por uno con los integrantes de su equipo para iniciar una relación laboral personalizada y formarse una opinión de las competencias técnicas y relaciones de cada colaborador. Esta entrevista puede incluir conocer la historia de la persona en la organización, su rol, una autoevaluación de fortalezas y aspectos por mejorar.

Cuando trabajo con nuevos jefes en mis propios procesos de coaching ejecutivo, suelo usar el modelo de liderazgo situacional de Blanchard para que le “saquen la foto” a los integrantes del equipo, ello permite luego llevar a cabo estilos de supervisión más centrados en la tarea o en el apoyo. Escribí un post sobre este modelo.

4 Diagnostico del equipo. Con esto Carlos Sandoval se refiere a comprender las características del equipo a cargo en cuanto a sus procesos de negocio y en cuanto a su cultura. Para comprender los procesos de negocio, el jefe tiene que entender el flujo de trabajo que se realiza para alcanzar los resultados, lo que implicará una visión más global, más estratégica, más sistémica, que seguramente el jefe no tenía antes en que solo desarrollaba una tarea en el flujo. Y, desde la perspectiva de la cultura, cómo es la confianza, cómo se manejan los conflictos, disposición a enfocarse en los resultados, etc.

5 Resultados. Si existe algún cuadro de control conocer qué resultados está alcanzando el equipo en sus dimensiones críticas: metas, clima, calidad de servicio y cualquier otro que sea relevante. Si no existe este cuadro será necesario construir uno. Luego de saber cómo anda el alcance de las metas, identificar acciones prioritarias para lograrlas.

6 Grupos de interés. Una vez identificados los grupos de interés procurar reunirse con cada uno de ellos para construir una relación constructiva y no arrogante. Estos grupos de interés incluyen a clientes, proveedores y otros más. Es importante saber cómo ven al equipo en sus fortalezas y áreas de mejora y proponer una relación donde cabe la retroalimentación y existe n interés en tratar las dificultades con la mejor disposición.

7 Plan de acción. Este es el instrumento básico de gestión con el que contará el nuevo jefe. En algunas organizaciones es algo sistemático, en otras es un mero esbozo de ideas. En cualquiera de los casos el nuevo jefe requiere contar con un plan para luego llevarlo a cabo. Según Carlos Sandoval este plan debe incluir: situación actual, situación deseada, tránsito y acciones de impacto rápido, referido a dos o tres acciones que generarán resultados de alto impacto y que son de fácil implementación y que, por lo tanto, permitirán mostrar cambios y resultados a corto o mediano plazo.

8 Evaluación a 60 días. Al concluir los 60 días el autor recomienda hacer un alto y evaluar 360 grados, volver a conversar con el jefe directo, reunirse con pares y una reunión con el equipo para evaluar lo sucedido.

Algunos jefes se asustan con estas evaluaciones de proceso. Es importante saber que van a ocurrir de todos modos, por lo que proponer la conversación y además liderarla es una buena estrategia de “tomar el toro por las astas” y obtener buena información formal para generar cambios y reafirmar lo que va bien. Sino va a ocurrir igual y va a ser en los pasillos, como rumor, por eso mejor ser valiente y proponer la conversación.

9 Celebración. No hay que olvidarse de celebrar los éxitos personales y del equipo a medida que estos van ocurriendo por lo que organizar celebraciones es una buena práctica para el jefe con el equipo.

Por supuesto que cualquier jefe nuevo quiere hacerlo bien y confirmar que han sido una buena elección.

Hay varios puntos que me parecen importantes como reflexión final.

La primera es que nadie es perfecto y la disposición a ser flexible y aprender es una competencia central hoy en día en cualquier profesional y también en una jefatura, por lo que un nuevo jefe no puede esperar le retroalimenten con 10 de 10, sino que siempre habrá áreas de mejora.

La segunda, aprender a pedir ayuda. Ya sea en las redes internas de la organización o en redes externas existen recursos de ayuda. Por supuesto que un buen jefe tiene que ser capaz de leer la política interna ya que no toda ayuda es sincera ni bien intencionada. Pero, dejando eso de lado, siempre existe la posibilidad de pedir ayuda a mentores, consultores, coaches, quienes con gusto ayudarán al mejor desarrollo.

Finalmente, cuando el nuevo jefe ha sido miembro del equipo y ahora es el jefe va a tener que renegociar si o si su relación con los que antes eran sus pares y, algunos de ellos, sus amigos. Esto implicará establecer metas, retroalimentar, poner límites, tomar decisiones, guardar información confidencial. Algunos nuevos jefes se les hace difícil esta negociación, ya que ello implica redefinir pertenencia, aprobación, seguridad y amistad. Este también es un tema en que un buen coach ejecutivo puede acompañar, para re negociar estas relaciones de buena manera.

Como dice sabiamente el tío Ben del hombre araña, “todo poder conlleva una gran responsabilidad”, ser jefe es una carga y también un privilegio. Es necesario aprender a llevar la carga y no obnubilarse con los privilegios que se puedan tener.

Peter Senge, nuevos roles del líder como diseñador, maestro y mayordomo

 

He citado a Peter Senge en este blog varias veces con anterioridad. A propósito de “La Quinta disciplina”, de la “Danza del cambio” y “El elogio del líder incompleto”. Ahora mismo tengo en mi escritorio “La Quinta disciplina en la práctica” para leerla en este periodo de cuarentena que nos encontramos.

Por ello que quisiera comentar un texto que encontré en https://sloanreview.mit.edu/article/the-leaders-new-work-building-learning-organizations/ escrito por Senge el año 1990 y que, si bien puede ser algo antiguo ya mantiene la actualidad de este autor, en cuanto a rescatar las ideas de aprendizaje organizacional, de crítica al liderazgo heroico, de tensión creativa y los nuevos roles de líder.

Senge propone la importancia que comprender como las organizaciones aprenden y aceleran el aprendizaje, necesidad cada vez más importante en un mundo cambiante y complejo. Esto lo lleva a distinguir el aprendizaje adaptativo del aprendizaje generativo. El primero relacionado solo con ajustarse a un mundo ya existente, en cambio el segundo, enfocado en desarrollar nuevas formas de mirar el mundo, centrado en expandir capacidades.

Creo que la idea de aprendizaje generativo sigue siendo muy potente. Aprendemos todo el tiempo y a cada rato y en este mundo VUCA que nos toca vivir se vuelve aún más relevante. Pero, no se trata solo de aprender para adaptarse a lo que ya existe, sino que se trata de aprender a aprender, de cambiar nuestros paradigmas, de mirar el mundo de otra manera. Además, no se trata sólo del aprendizaje individual, sino que se trata de generar aprendizajes compartidos, colectivos, aprendizaje organizacional.

Por otro lado, Senge critica la noción de liderazgo heroico tan predominante en nuestro paradigma del liderazgo que ve al líder como una persona especial, excepcional, que marca la dirección, toma decisiones claves, es capaz de tener una estrategia inspirada, energiza a los demás.

Ahora mismo estoy viendo una serie en netflix, muy popular, “New Amsterdam” donde se cuenta la vida del Director médico, una serie rápida, entretenida, pero, un líder heroico, que se las sabe todas, que no participa de reuniones, que no conversa de trabajo con nadie, que llega y el primer día despide a todos los cirujanos cardiacos y salva vidas por todos lados. Claro que tiene sus dolores, pero ellos no le hacen mella en ser el “superdoctor”

Es una fantasía, existe gente inteligente y con personalidad carismática y atractiva por supuesto. Pero y, eso es lo interesante, los hospitales y cualquier organización no se mueve solo por ello. Sino que por conversaciones, por acuerdos, por negociaciones, donde participa mucha gente. El liderazgo es un fenómeno que emerge en la dinámica social, no es un fenómeno individualista, de personas iluminadas.

En este sentido, Senge propone que la tarea del líder es generar tensión creativa, lo que significa gestionar una brecha entre la situación actual y la visión. No basta la visión, tampoco basta la pura realidad actual. Es una tensión entre ambas.

Los líderes que conducen con la tensión creativa consiguen mucha energía a partir de esta yuxtaposición, lo que queremos crear v/s la realidad actual. Esto es lo que moviliza a los equipos.

Dado entonces estas precisiones, la crítica al liderazgo heroico y la importancia de generar tensión creativa, propone Senge que emergen nuevos roles para los líderes, alejados del rol tradicional como el “jefe delos disparos”. Estos roles son:

1.- El líder como diseñador.

Se trata de un rol que ocurre detrás de la escena, cumplir una función de “arquitecto social”, un rol cuyos resultados aparecen en el futuro, un trabajo silencioso que no “cuadra” con aquellos que quieren controlar, ganar fama o estar en el centro de la acción.

¿Qué significa diseñador?, Senge propone tres significados distintos. El primero es diseñar las ideas que gobiernan el propósito, la visión y los valores fundamentales por los cuales las personas vivirán. El segundo es diseñar las políticas, estrategias y estructuras que traducen las ideas de orientación en decisiones de negocios. Y, la tercera es generar procesos de aprendizaje efectivos.

Este rol del líder me lleva a pensarlo como alguien reflexivo, orientado a lo importante en vez de lo urgente, conversador con los demás, propositivo pero, sobre todo, lejano al líder “bombero” que le gustan la adrenalina, los aplausos y las crisis.

2.- El líder como maestro.

Este segundo rol del líder no tiene nada que ver con la idea del líder como “experto autoritario” que enseña la visión correcta de la realidad. Se trata de estimular a todos en la organización a contar con una visión más profunda de la realidad actual, realizando para ello tareas de entrenamiento, guía, facilitación. Hoy podríamos decir de “coaching”

Este rol de maestro implica dice Senge, “traer a la superficie los modelos mentales de las personas sobre temas importantes”, los que suelen ser tácitos y tener un gran efecto en la organización. Al tocar estos modelos mentales aparecen nuevas posibilidades respecto del futuro.

A su vez, traer a la superficie los modelos mentales implica comenzar a ver acontecimientos, patrones y explicaciones sistémicas. Estas últimas son las importantes de ver.

Creo que, de nuevo, la invitación de Senge es que el líder se vea a sí mismo como una persona que estimula conversaciones más profundas, donde no se atacan puros síntomas, sino que se desarrolla una comprensión más profunda del mundo, de la estrategia y “del negocio”.

3.- El líder como mayordomo.

Senge propone que este es el rol más sutil del liderazgo, es una “cuestión de actitud”, la que es crítica para el aprendizaje organizacional.

Este sentido de líder como mayordomo, dice, opera en dos niveles: El primero es para las personas que lideran y el segundo es para el propósito o misión más grande que subyace en la empresa.

Respecto del primero es tener claro el impacto que produce el liderazgo en los demás, hacerse responsable del impacto que tienen los líderes, el que puede ser negativo en muchas ocasiones o positivo cuando se tiende en cuenta que en organizaciones de aprendizaje las personas son más vulnerables al haber un sentido de compromiso y propiedad compartida.

Y, respecto del segundo, sentirse parte de un propósito mayor que va más allá de la organización, formar parte de un propósito más poderoso, que los esfuerzos producirá organizaciones más productivas, capaces de lograr mayor éxito y satisfacción personal.

Entiendo que esta rol de mayordomo para Senge tiene que ver con cuidar a los equipos y con tener un sentido importante de propósito. Me recuerda ese cuento medioeval en que le preguntan a una persona que está haciendo y dice “picando piedras”, en cambio, cuando le preguntan a otro, dice “construyendo una catedral”. En ambos casos están motrizmente haciendo lo mismo, pero significativamente, realizando trabajos muy diferentes.

El autor concluye el texto invitando a construir nuevas habilidades de liderazgo, tres en concreto: construir visión compartida, desafiar modelos mentales y participar en el pensamiento sistémico, habilidades sobre las que se extiende profundamente en La Quinta disciplina por lo que no profundizaré en aquellas.

Cada vez me parece más poderosa la idea de cuestionar los liderazgos heroicos, aunque sean populares en las series de televisión y en el imaginario popular, el liderazgo es un fenómeno compartido, de equipos de personas que impulsan proyectos, de equipos de personas que generan una visión, de equipos de personas que movilizan a otras tras un determinado resultado. Por eso que Jesús convocó a sus doce apóstoles para cambiar el mundo.