Stephen Covey. Primero lo primero.

Ya he hablado antes en este blog de gestión del tiempo (1) (2) y (3) y sobre Stephen Covey en particular. Tengo algunas críticas hacia algún sesgo religioso que creo se inmiscuye en su libro sobre gestión pero creo que varias de sus ideas en “Los Siete hábitos de la gente altamente efectiva” son atendibles y razonables si uno piensa en cómo hacer mejor su trabajo y coordinar mejor la acción con otros.

El tiempo es escaso en todos lados. La gente se queja a cada rato que no le alcanza el tiempo. A veces es por exceso de actividades ya que con la tecnología actual tendemos a realizar muchas más actividades que las que realizábamos antes, como explica Vince Poscente en La era de la velocidad. Otras veces es por “mal uso del tiempo”. A veces una mezcla de ambas cosas.

En su libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva Covey realiza algunas distinciones que me parecen útiles y prácticas para abordar el tema, las que quisiera compartir en este post.

Para introducir el tema se pregunta: ¿qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora y que, si lo hiciera regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida personal? Con esta pregunta desafía las rutinas y sobre todo propone pensar en un cambio que tenga impacto en la vida personal.

No lo dice en su texto, pero me parece que la pregunta que debería venir luego es ¿y por qué la persona no está haciendo aquello que dijo que si lo hiciera podría tener un tremendo impacto en su vida personal?, seguramente porque no tiene tiempo, de modo que si organizara mejor el tiempo, podría ser factible realizar aquello.

Creo que esto tiene aplicaciones no sólo para la vida personal, también para la vida organizacional, por lo que una buena pregunta para el gerente de una empresa también sería, ¿Qué no está haciendo la empresa, que si lo hiciera, la llevaría a tener una tremenda diferencia positiva en sus resultados?. 

En mi propia experiencia he visto como muchas veces las organizaciones se dedican a actividades que son poco relevantes para sus resultados importantes y pierden el tiempo con procedimientos y prácticas defintivamente irrelevantes.

Desde esta perspectiva el autor se pronuncia acerca de la importancia de ser proactivo y no reactivo. Reactivo significa que las circunstancias determinan lo que hacemos, en vez de ser nosotros de manera consciente quienes tomamos las decisiones que necesitamos tomar, priorizando lo importante, para conseguir los resultados que queremos. Para ello es necesario “empezar por lo primero”, realizar aquello que es coherente con nuestra misión, valores, propósitos, sin perder el rumbo.

Propone que la administración del tiempo ha pasado por cuatro etapas:

1ª confeccionar notas y listas de tareas, de manera de dar reconocimiento a la totalidad de los múltiples requerimientos planteados a nuestro tiempo y nuestra energía.

2ª seguir agendas, reflejando el intento de mirar adelante y programar los acontecimientos y actividades del futuro.

3ª priorizar, comparando la importancia relativa de las actividades sobe la base de su relación con ciertos valores. Se centra en establecer metas, objetivos a corto, mediano o largo alcance, de modo de orientar el tiempo y la energía acorde con aquello. También incluye el concepto de planificación diaria, el plan específico para alcanzar las metas y actividades más valiosas.

4ª más que administrar el tiempo, administrarnos a nosotros mismos, preservando y realzando al mismo tiempo las relaciones y en alcanzar resultados. Para lograr esto, propone una matriz de administración del tiempo, basada en la urgencia y la importancia, enfatizando la importancia en enfocarse en el cuadrante II: lo importante y no urgente.

Lo urgente es aquello que necesita una atención inmediata, “ahora ya”. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. Son materias muy visibles, nos presionan, reclaman a la acción.

Lo importante tiene que ver con los resultados. Algo es importante cuando realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Las cuestiones importantes que no son urgentes, requieren más iniciativa, más proactividad. “tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran”.

Aquí están los cuatro cuadrantes:

Cuadrante I: Urgente e Importante. Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atención inmediata. Las actividades en este cuadrante solemos llamarlas crisis o problemas. Este cuadrante agota y consume a muchas personas que son administradores de crisis, personas orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los plazos. Mientras uno más se centra en el Cuadrante I este más crece hasta que nos domina.

He visto como muchos ejecutivos en organizaciones viven en este cuadrante de manera permanente ya que les da adrenalina, entusiamo, pasión y sobre todo porque además les permite cultivar una identidad de líder heroico, imprescindible, que golpea la mesa, que da golpes de timón. El lado oscuro de este estilo es que genera dependencia e impotencia en todos aquellos que están cerca, quienes no pueden tomar otras decisiones y “necesitan” la presencia permanente de este ejecutivo.

Cuadrante III: Urgente pero no importante. Se reacciona ante cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. A veces la urgencia de estas cuestiones se basa en las prioridades y expectativas de otros.

Cuadrante IV: Ni urgente ni importante. Básicamente escapismo y pérdida de tiempo.

Las personas que dedican su vida casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables según Covey. Las personas efectivas permanecen fuera de estos cuadrantes, porque urgentes o no, no son importantes. También reducen el cuadrante I pasando más tiempo en el cuadrante II.

Cuadrante II: Aquello que es importante y no urgente. Se trata de actividades como construir relaciones, trabajar sobre la misión personal, planificación de largo alcance, mantenimiento preventivo, preparación, cosas que sabemos que hay que hacer pero que solemos eludir porque no son urgentes.

Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas sino que hacia las oportunidades. Piensan preventivamente. También tienen crisis propias del cuadrante I, que requieren atención inmediata, pero su número es relativamente pequeño. Al centrarse en lo importante, tienen un alto poder para generar capacidad.

Estar en el cuadrante II es fundamental para hacer cosas significativas, para trabajar en lo sostenible y en aquello que de verdad hace una diferencia en nuestras vidas personales y organizacionales. Requiere enfoque y claridad.

Para tener más tiempo para el cuadrante II hay que sacarlo de los otros cuadrantes, fundamentalmente del cuadrante III y IV ya que las actividades del cuadrante I no se pueden ignorar, aunque se pueden reducir en la medida que se permanece más tiempo en el cuadrante II, se tienen menos incendios porque se ha invertido tiempo en prevenir que ocurran.

Una de las prácticas que tiene que desarrollar alguien que quiere estar en el cuadrante II es aprender a decir que no  a otras actividades en apariencia urgentes. Para ello es crucial tener siempre claro cuáles son nuestros objetivos, valores, principios, en definitiva, cuáles son nuestras prioridades.

Aprender a decir que no, de manera educada, gentil y respetuosa es una tremenda competencia en los tiempos que corren. Si ya en la vida personal puede ser difícil, más en la vida organizacional donde existe jerarquía de por medio. Por ello un ejecutivo tiene que aprender a aceptar que quienes trabajan para él le digan que no de vez en cuando, sobre todo cuando pide tareas que sacan a sus equipos de aquello que es importante.

Por ello para mantenerse dentro del cuadrante II es crucial tener claro los roles clave que desempeñamos, seleccionar las metas y resultados importantes (principio de Pareto) y programar el tiempo en periodos más largos que un día, como una semana, un mes o un año, destacando en la agenda las actividades que contribuyen a esos propósitos.

Gestión del tiempo. Ana María Llazamares – Stephen Covey

Hace ya varias semanas atrás terminé de leer el libro “Del reloj a la flor de loto” de Ana María Llazamares, donde aborda con mucha simpleza y profundidad la evolución de los paradigmas, describiendo la conciencia occidental moderna y como esta nace, para hablar luego de la consciencia emergente, asociándolo al “giro epistemológico” relacionado con la caída de las certezas, una visión más holística y sistémica, una nueva física y nuevas miradas de la ciencia en general. Un libro que me encantó, me hizo reflexionar mucho sobre “donde estamos parados” y como la ciencia emergente es tan distinta de la ciencia que aprendimos en el colegio o la Universidad.

Uno de los aspectos que me llamó mucho la atención de su texto es cuando habla del tiempo y como su medición es una obsesión moderna. A grandes rasgos (pág 82) “la obsesión moderna con el tiempo tiene que ver con la concepción del tiempo como un flujo permanente, lineal, distante, independiente de los sujetos, en una variable medible y subdivididle en fracciones cada vez más pequeñas”. Dice “el tiempo se convierte en una dimensión abstracta, externa, constante y sobre todo lineal. Se empieza a concebir como algo que sucede más allá de las personas y las cosas, como un río que fluye imperturbable, con su propia lógica, la lógica de las matemáticas. Se transforma en una variable…..de ser algo vívido….se convierte en algo aséptico, siempre idéntico e implacablemente constante”

Según la autora que cito, la invención de los primeros relojes mecánicos data de mediados del siglo XIV. Al principio sólo daban las horas. Al instalarse en las torres de las plazas rápidamente empiezan a regular el ritmo secular de la existencia humana. Según Llazamares hacia fines del siglo XVII se popularizan los relojes domésticos, lo que afecta y transforma los hábitos cotidianos.

Si antes lo que primaba eran los “tiempos subjetivos” lo que prima luego de estos cambios tecnológicos y de conciencia es el “tiempo métrico” y son (pág 84) “los tiempos subjetivos los que nos parecen ilusorios y nos hemos convencido que el tiempo “real “y “verdadero” es el que miden los relojes”. Cuando nuestra experiencia interna no coincide con el tiempo cronométrico no dudamos en considerarla equivocada o distorsionada por nuestra propia emotividad. Tan fuerte es la creencia en el tiempo lineal y absoluto que nos hemos olvidado que se trata de una idea abstracta y compleja, completamente contraria a nuestra percepción natural”.

Según Llazamares, el concepto de tiempo se va asociando al sistema capitalista y entonces realizamos otras asociaciones, tales como “tiempo es dinero”, razón por la que “perder el tiempo” es casi un verdadero pecado ya que se asocia tiempo riqueza y prestigio.

Traigo a colación el trabajo de Ana María Llazamares pues nos permite entender como el tiempo se ha vuelto una variable tan relevante en nuestra vida moderna, tan dotado de valor económico y tan permanentemente escaso. No sé si habrá alguna oportunidad de volver a una concepción más circular, más subjetiva, más del tipo Kayros que del tipo cronos, sin embargo, creo que tener “mayor” o “mejor” control de nuestro tiempo nos permite vivir más tranquilos, cumplir nuestros compromisos y vivir con menos stress, al menos en el dominio laboral.

Me parece que hay un autor interesante al respecto, Stephen Covey, quien en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, hace una distinción respecto del tiempo entre “importante” y “urgente” y a partir de ello crea una matriz de los cuatro cuadrantes del tiempo y como las actividades que realizamos se pueden categorizar en cada uno de esos cuadrantes.

Cuando habla de lo importante se refiere a aquellas actividades que contribuyen al logro de nuestros objetivos o propósitos. Cuando habla de urgente dice relación con actividades cuyo límite de tiempo vence. Son dos dimensiones distintas basadas en variables diferentes. Por ello se puede hablar de Importante y Urgente, importante y no urgente, no importante y urgente y, finalmente, No importante y No urgente. Esta es la matriz de las actividades a las que dedicamos tiempo.

El cuadrante I concentra las actividades que son importantes y urgentes. Son aquellas que tienen impacto en nuestros objetivos y hay fecha límite por realizarlas. Se trata de crisis, problemas apremiantes y proyectos con fechas de vencimiento. Estas actividades demandan acción inmediata y hay que realizarlas. Quienes viven en este cuadrante son “apaga incendios”, lo que está bien, sin embargo, a veces las personas y las organizaciones tienen “adicción” al cuadrante I ya que aquí hay adrenalina, sentido de urgencia, colaboración de los demás. Sin embargo el costo que se paga por vivir fuertemente en este cuadrante es ansiedad, desgaste y agotamiento.

El cuadrante II es el cuadrante de lo importante y no urgente. Este tiempo debe planificarse para hacer un buen uso de él. Aquí están las actividades que generan valor en el tiempo, ya que se trata de planificar, aprovechar oportunidades, cultivar relaciones, prevenir, diseñar el futuro, capacitarse, divertirse y crecer. Parece que pocas personas y organizaciones viven en el cuadrante II ya que lo que prima es el anterior. Estar en este cuadrante genera tranquilidad, perspectiva, equilibrio, disciplina, control y, lo mejor de todo, prevención de incendios.

El cuadrante III es el cuadrante de lo no importante y urgente. Aquí estamos hablando de actividades que agregan poco valor al logro de objetivos, pero que su vencimiento nos apura por realizarlas pronto. Estas actividades pueden se delegadas sin que eso genere un impacto negativo. Vivir en este cuadrante genera pérdida de foco, perdiendo esfuerzo y energía en actividades de poco valor.

Y, el cuadrante IV, el cuadrante de la pérdida de tiempo, es aquel de lo no importante ni urgente, donde se ocupa el tiempo en actividades que tienen poca relación con los objetivos y además no tienen ninguna urgencia. Podríamos decir que aquí está el espacio de la procastinación y de la completa pérdida de foco.

Hoy precisamente enseñaba este tema y pensaba que en una primera lectura estoy muy de acuerdo con Covey en que este último cuadrante es perder el tiempo, sin embargo, en una segunda lectura me preguntaba, si no será importante a veces “perder el tiempo” para que aparezcan ideas creativas, posibilidades nunca vistas, conexiones que en el afán de trabajar en lo importante no surgen. Pienso en este sentido en lo valioso que es a veces un buen café “conversado” sin un propósito laboral claro, donde precisamente al hablar de algo “no importante” y “no urgente” aparecen oportunidades valiosas.

En este mismo sentido, puede ser que en el mundo laboral se huya con razón de esos espacios, sin embargo, no sé si en el “resto de la vida” sea tan valiosa esa distinción ya que espacios de ocio, descanso, diversión, de “dolce far niente” como dicen los italianos pueden ser tremendamente importantes para la vida, como estas fiestas de fin de año, donde compartimos con los seres queridos, disfrutamos de descanso y nos dedicamos a otras acciones "importantes" y "urgentes".