Descripciones y Perfiles de cargo.

 

Estas últimas semanas mi vida ha girado en torno a las descripciones y perfiles de cargo. Primero fue un proyecto con una empresa consultora quien trabaja para una compañía minera con quienes elaboramos 45 descripciones de cargo y perfiles para su cliente. Luego me contrató un colegio de Ovalle donde trabajé en 20 descripciones y perfiles y, hoy mismo, estoy entregando 26 descripciones y perfiles para un colegio acá en La Serena.

Estos trabajos me han transportado a mis primeros años como psicólogo laboral donde me correspondió precisamente hacer muchas descripciones y perfiles cuando a lo que más me dedicaba era a realizar procesos de selección de personal.

No es la actividad más glamorosa del mundo de la gestión de personas, pero tiene gran utilidad, sobre todo en Chile con la ley Karin, ya que muchas veces la ambigüedad o falta de claridad en las tareas que una persona tiene que realizar en el cargo para el que fue contratada puede ser fuente de malos entendidos y dificultades relacionales.

Organización y División del trabajo:

Existen muchas maneras de definir lo que entendemos por organización. Para Edgar Schein una organización es: “la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito explícito y común, a través de la división el trabajo y funciones y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad”.

Una organización se puede mirar desde distintas perspectivas: estrategia, estructura, procesos, cultura, personas. Desde la perspectiva de la estructura organizacional,

Yo entiendo una organización es una agrupación de personas que trabaja de manera coordinada para lograr un propósito valioso para la sociedad. Para lograr este objetivo divide el trabajo, de modo que los integrantes de la organización realicen tareas específicas, las que en su conjunto producen el resultado esperado.

Desde la perspectiva de la estructura organizacional, la organización realiza una división del trabajo, la que no surge al azar, sino que se diseña a partir del establecimiento de roles, los que implican una división vertical y horizontal en las tareas. Por supuesto que estos roles deben coordinarse para lo cual también se requiere diseñar prácticas de comunicación, supervisión, procesos, valores, competencias, etc.

El modo en que una organización divide el trabajo se plasma a nivel macro en el organigrama o estructura organizacional y a nivel micro en las descripciones de cargo.

Descripción de cargo:

Las descripciones de cargo señalan las principales tareas que se llevan a cabo en una posición determinada de la estructura organizacional independente del ocupante efectivo del cargo.

En el transcurso del tiempo las tareas asignadas a una posición determinada pueden irse modificando acorde a cómo cambia el mundo o como se complejiza la organización o cómo el mismo ocupante agrega tareas que no estaban señaladas para su posición, pero ya sea porque alguien se las pidió o porque ofreció hacerlas se terminan transformando en parte de sus actividades regulares.

Las descripciones de cargo son dinámicas en el tiempo, van cambiando por lo que puede ser necesario realizar actualizaciones cada cierto tiempo.

Las descripciones de cargo muchas veces son explícitas y se encuentran en un manual de cargos, otras veces son tácitas, más o menos, todos saben lo que se realiza en una posición determinada pero no está escrita en ningún lado. Yo creo que es importante explicitarlas sobre todo cuando se contratan personas nuevas y es necesario indicarles sus tareas en la organización o, especialmente hoy, cuando existen posibilidades de malos entendidos, conflictos o situaciones legales.

Una descripción de cargo no es más entonces que una buena descripción de las tareas que se realizan en una posición determinada de la estructura organizacional. Deben redactarse con un verbo inicial, que precisamente describa la acción: coordinar, liderar, comunicar, elaborar, etc.

La descripción de cargo no incluye todas las tareas que se realizan en una posición, generalmente señala las tareas más importantes, aquellas que son relevantes y significativas para el puesto de trabajo y contribuyen de manera importante a los objetivos de la organización.

Es por ello que algunos expertos también incluyen en la descripción de cargo lo que llaman “misión del cargo” o “propósito principal” de modo de contextualizar las tareas en el marco de esa finalidad. También algunos redactores de descripciones señalan las metas a alcanzar, poniendo más énfasis en los resultados que en las meras actividades, asumiendo que a veces un ocupante puede realizar acciones muy diferentes pero que lo importante es la meta a la que tiene que llegar.

Siempre habrá una tensión entre especialización y polifuncionalidad. Con especialización me refiero a que se realice en una posición una tarea específica y muy puntual. Con polifuncionalidad, lo contrario, que se realicen muchas tareas en una posición, cubriendo un abanico amplio de labores. Muchas veces las empresas prefieren la polifuncionalidad y los trabajadores la especialización. Por supuesto que esto requiere un buen equilibrio.

Cuando una organización no existe, se está inventando, es tarea de alguien pensar las posiciones más importantes y diseñarlas. Cuando la organización ya existe, una buena metodología es entrevistar a ocupantes y preguntarles que hacen en su puesto de trabajo, validando posteriormente sus respuestas con un tercero que puede ser la propia jefatura o algún experto interno.

Perfiles de cargo:

A la vez que se diseñan las tareas, debe especificarse los requisitos que quienes ocupan esos roles deben tener, de manera de establecer competencias de tipo transversal y técnico -profesionales para desempeñar adecuadamente esos roles. Esta especificación de requisitos se conoce como perfiles de cargo.

Los perfiles de cargo indicarán entonces las condiciones que debería tener un ocupante ideal para efectos de desempeñar las tareas que le corresponden en la posición que ocupa de manera efectiva.

Generalmente un perfil de cargo incluirá competencias técnicas, las que para efectos de simplificarse se señalan con un título profesional o con cierto número de años de experiencia laboral o específica en cargo similar.

Este tema es super discutible, ya que muchas veces los títulos “son mentirosos”, se supone que al tener algún título la persona en cuestión debiera saber algo específico y está lleno de evidencia de gente que tiene títulos y no saber hacer lo que se supone debiera saber hacer. Y, al revés, mucha gente que no tiene títulos, pero es muy competente en ciertas tareas que ha aprendido por propia experiencia o por autoformación.

Además, otra discusión interesante es que muchas veces al señalar un título se restringe arbitrariamente el acceso a un puesto de trabajo a personas que, teniendo otros títulos, podrían desempeñar adecuadamente el cargo. A veces esto tiene poca justificación.

Y respecto de la experiencia laboral, también es un tema muy discutible. A veces la experiencia previa en otro lugar es muy valiosa, ya que esa experiencia revela aprendizaje, capacidad de resolver problemas, familiaridad con el trabajo. También puede restringir la oportunidad de contratar personas que podrían realizar un gran aporte a la organización, ya que tienen formación, motivación, ganas de aprender y la experiencia no es tan relevante.

Luego de competencias técnicas debieran incluirse competencias transversales. ¿Cuáles? Algunas pocas que sean muy relevantes para el desempeño del cargo. Estas competencias suelen estar bien definidas en diccionarios de competencias como el de Spencer y Spencer u otros similares y ya sea por la vía de entrevistas a ocupantes exitosos o por panel de expertos se puede especificar en el perfil.

En mi opinión hay muchos “malos perfiles” que establecen las competencias transversales por presencia – ausencia, en vez de encontrarse escaladas, o incluyen 30 competencias, algo que posiblemente ni Superman pueda acreditar. Basta con 6, 7 u 8.

Utilidad para la gestión de personas:

Las descripciones y perfiles de cargo tienen diversas utilidades para la organización. Entre ellas cabe destacar:

(a) Atracción de personal. Cuando la organización requiere buscar personal puede utilizar la información para efectos de informar al mercado de trabajo las posiciones que busca. 

(b) Selección de personal. Al momento de realizar entrevistas técnicas o psicológicas la información se puede utilizar para evaluar potenciales candidatos, elaborar informes de selección y tomar decisiones de contratación.

(c) Inducción. Una vez que la organización ha contratado a una persona para desempeñar un cargo determinado puede diseñar un sistema de orientación para que las personas se familiaricen con sus tareas.

(d)Supervisión. Permite a personas que desempeñan roles de jefatura dar instrucciones de trabajo y supervisar que las tareas se efectúen de buena manera.

(e) Retroalimentación. Cuando una persona realiza tareas que no le corresponden permite a su jefatura señalarle dichas situaciones y modificar su desempeño.

(f) Evaluación de desempeño. De manera regular el sistema sirve para identificar comportamientos laborales críticos y evaluar si las personas están realizando de buen modo las tareas que les corresponden.

(g) Capacitación. En la medida que las personas tienen aspectos por mejorar, ya sean técnicos o transversales permite a la organización diseñar programas de formación individual o colectivos para contar con mayores competencias.

(h) Desvinculación. Luego que una persona se ha desempeñado de manera deficiente durante un tiempo y ha sido supervisada, retroalimentada, capacitada y evaluada, puede ser útil el sistema para efectos de tomar decisiones de permanencia o desvinculación laboral.

Conclusión:

Ha sido muy grato volver a trabajar en estos temas. Entrevistar personas en minería o en educación, que es lo que he hecho últimamente me sirve para conectarme con las personas y escuchar sobre tantos trabajos distintos que existen y cómo la gente los hace con mayor o menor cariño, con mayor o menor agrado.

También me ha servido para capacitar a mis alumnos del MBA de la Universidad Católica del Norte en Coquimbo, con quienes he trabajado este fin de semana sobre el tema.

En definitiva, las descripciones y perfiles de cargo no son simples documentos administrativos: son herramientas estratégicas que contribuyen a dar claridad, prevenir conflictos y fortalecer la gestión de personas. Cuando se diseñan y actualizan con seriedad, se convierten en un puente entre las necesidades de la organización y el desarrollo de quienes la integran, generando un marco de confianza y efectividad para todos.