Es un paper de William Oncken jr
y Donald Wass compilado por Rogelio Carrillo donde proponen la metáfora “del
mono” en relación al uso del tiempo y la delegación, la que me parece más
vigente que nunca. Aprender a usar el tiempo y delegar es una competencia
central para cualquier persona en general y para cualquier directivo en
particular.
De acuerdo a los autores del
trabajo, el tiempo gerencial puede clasificarse en tres clases de tiempo:
Tiempo impuesto por el jefe: es el tiempo usado para
realizar aquellas actividades que el jefe requiere y que el gerente no puede
descuidar sin que reciba algún tipo de penalización inmediata.
Tiempo impuesto por el sistema: Tiempo usado para responder a
los requerimientos de apoyo de los colegas. Descuidar estos requerimientos
también significará algún tipo de penalización aunque no tan directa ni tan
inmediata.
Tiempo auto impuesto: Es el utilizado para realizar
aquellas cosas que se originan en la propia gerencia o que el gerente aceptar
hacer. Parte de este tiempo está comprometido por los subordinados, por lo que
se llama “tiempo impuesto por los
subordinados”, la parte que sobra es el “tiempo discrecional”. Dado que puede ser penalizado si no cumple
con las tareas del tiempo impuesto por el jefe y el tiempo impuesto por el
sistema, cualquier gerente debe optimizar la parte discrecional del tiempo
autoimpuesto, de manera de lograr sus objetivos, minimizando o eliminando la
parte que comprometen sus propios subordinados.
La mayor parte de los gerente
dedican mucho más tiempo en tratar con los problemas de los subordinados de lo
que ellos piensan, de modo que no aprovechan su tiempo para lograr mejor
control de las actividades impuestos por el jefe o por el sistema y menos en
las propias actividades comprometidas.
He aquí entonces la metáfora: dice
el autor “Imaginemos que un gerente va caminando por el pasillo y ve a uno de sus
subordinados, García, que viene caminando hacia él. Cuando se encuentran,
García saluda al gerente con un: “Buenos días. Por cierto, tenemos un problema.
Verá….” Mientras García continua, el gerente detecta en el
problema dos características comunes en todos los problemas que sus
subordinados traen a su atención: (a) el gerente tiene el conocimiento
suficiente para involucrarse, pero (b) no cuenta con toda la información
necesaria para tomar la decisión
inmediata que se espera de él. De modo que generalmente el gerente dice, “Gracias
por hacérmelo saber. En este momento estoy apurado, pero déjeme pensarlo y
hablamos después.” Entonces los dos se separan y cada uno sigue su camino”…….
Si se analiza lo que ha pasado,
usando la metáfora del mono, este estaba en la espalda del subordinado, luego
de separarse el mono está en la espalda del jefe. Esto implica que el gerente
ha asumido el tiempo impuesto por el subordinado. De manera inadvertida, el
gerente ha aceptado ser el subordinado de su subordinado, aceptando tres cosas:
que le transfieran la responsabilidad, prometer informar del progreso en el
tratamiento del problema y, además, cuando venga el subordinado a preguntar
“¿cómo va la cosa?, que lo supervisen.
En el paper se cuentan diversas
situaciones comunes al “problema del mono”, donde la situación general es que
“en cada oportunidad, gerente y subordinado han asumido clara o veladamente que
el caso que está siendo considerado es un problema conjunto”. Ello implica que
“en cada caso el mono comienza su carrera encima de las dos espaldas, todo lo
que el gerente tiene que hacer es mover la pata equivocada y ¡bingo! El
subordinado desaparece y el gerente tiene un nuevo ejemplar para su zoológico.
La metáfora da para más. Como el
jefe está lleno de monos que atender y no le alcanza el tiempo los subordinados
vienen a preguntar por el cuidado de sus monos, como es incapaz de resolverlos
en el tiempo esperado, capaz que termine trabajando hasta tarde o el fin de
semana y el comentario de sus subordinados sea algo así como: “¿cómo llegó tan
arriba si es incapaz de tomar decisiones?”……
La regla general es entonces
“sacudirse del tiempo impuesto por los subordinados” y recuperar una buena
cantidad de “tiempo discrecional para tomar el control del tiempo impuesto por
el jefe y del tiempo impuesto por el sistema”, así como para sus propios
objetivos. Esto implica “sacudirse los monos”, es decir, devolverle el mono a
su legítimo dueño para que este lo alimente, lo cuide, lo entretenga, lo haga
dormir.
Esta regla entonces se puede
articular de manera más clara, del siguiente modo, desde la perspectiva del
gerente:
1 Bajo ningún respecto mientras
lo ayudo con este o cualquier otro problema, su problema se va a transformar en
mi problema.
2 Un subordinado puede solicitar
ayuda en cualquier momento y se puede determinar conjuntamente acciones, pero
cuando la reunión termine el problema saldrá sobre la espalda del subordinado.
3 En las raras ocasiones en que
el próximo paso le corresponda al gerente se definirá en conjunto, no se moverá
solo.
A mí me parece que la metáfora es
muy simple y es de amplia utilización ya que describe de manera muy nítida la delegación inversa, como el gerente
termina asumiendo las tareas de sus colaboradores, en vez de devolverles a
estos poder, autonomía y responsabilidad y más bien fijar políticas o directrices
y luego comprobar si las han cumplido dentro de ciertos estándares.
Lo he visto muchas veces. Este
mismo fin de semana en un curso que hacía en Viña del Mar una alumna preguntaba
algo así como y qué hago si la persona llega atrasada al trabajo y me pide que
le diga que haga. Y yo le decía, “devuélvele el mono”… en el trabajo es
importante llegar a la hora y si no está llegando ella te tiene que decir que
va a hacer para cumplir, no al revés.
Hacerse cargo de las tareas de
otros puede tener buena popularidad si se trata de ser jefe, ya que ello puede
implicar ser evaluado por los colaboradores como un jefe servicial, atento,
amable. El costo es recargarse innecesariamente de trabajo, dejar de disponer
de tiempo personal para otros objetivos personales y, además, perder foco en
las actividades importantes ya sea para el propio desempeño o para los
resultados organizacionales, lo que indudablemente será más estratégico.
Si las personas ya se encuentran
“malacostumbradas” habrá que hacer un intenso trabajo de devolución de monos,
al punto que algunos se puedan incomodar con aquello, la ganancia será muy
grande, en libertad para el ejecutivo y empoderamiento para los colaboradores.
No me gusta mucho el uso que hace
reiteradamente de la palabra “subordinado” pues en el uso común dentro de las
empresas es un término que se está usando poco, sobre todo al existir
estructuras menos jerárquicas, más planas y más funcionamiento de equipo. Sin
embargo, revela algo que el uso de la palabra “colaborador” oculta y es la
presencia precisamente de jerarquía, roles y distintos niveles de poder y
responsabilidad, algo que puede ser menos preponderante en las organizaciones
actuales pero que sigue existiendo y es necesario de administrar.
