Hoy me escribió Luis, un coachee al que he estado acompañando
un tiempo en su proceso de cambio de trabajo, contándome la buena nueva que se
cambia a una compañía minera en un cargo de jefatura, de mejor nivel que el que
tenía en su empleo previo. Por supuesto que me alegré muchísimo y me acordé del
trabajo de Carlos Sandoval para hacerle algunas recomendaciones.
Muy buen trabajo el de Carlos Sandoval para acompañar a
personas que han sido nombradas jefaturas y no tienen idea que hacer, más allá
de algunas ideas de sentido común o lo que han visto, a su vez, hacer a sus
propios jefes o ex jefes. He comentado con anterioridad en este blog un trabajo
de Carlos sobre “Reyes, magos y guerreros”
Hace un buen rato que me preocupa el tema de las buenas
jefaturas, en términos que entiendo que
jefatura no es lo mismo que liderazgo ya que la primera es un fenómeno
de nombramiento y la segunda es un fenómeno que emerge de manera espontánea en
cualquier grupo. He escrito un post sobre este tema.
Sostengo que ambas, jefatura y liderazgo, se tienden a confundir dado el uso coloquial
de los términos y que está lleno de jefes que no son líderes, así como de
líderes que no son jefes. Por eso que me parece que el desafío organizacional
es contar con buenos jefes, personas que ejerzan esta importante labor en las
empresas e instituciones de manera consciente, cuidadosa y competente,
trabajando por los objetivos organizacionales y construyendo relaciones
positivas.
Y en relación a qué hacer cuando se es nombrado jefe también
he hablado de esto en el blog, en particular sobre los trabajos de Michael Watkins y sus 90 primeros días.
Por eso que este libro de Carlos es bien interesante ya que
comparte 37 tips para que quien ha sido nombrado pueda desenvolverse mejor en
el cargo y con eso mejorar su desempeño como jefatura.
Quisiera comentar el capítulo 1, que llama precisamente “me nombraron jefe: ¿qué hago? ya que me
parece que entrega un mapa de navegación para un jefe recién nombrado, de modo
que este pueda seguir un plan de acción que aumente sus probabilidades de tener
un desempeño exitoso.
Lo primero que un jefe recién nombrado tiene que tener claro
es que si en algún momento lo que era característico y crucial para su
desempeño eran sus competencias técnicas ahora van a tener menos relevancia y
se volverán más importantes sus habilidades de inteligencia emocional, pensamiento
estratégico y comunicación efectiva. Esto que suena tan simple tiene un enorme
impacto en el “autoconcepto” que desarrolla un nuevo jefe. Podríamos decir algo
así como “lo que te trajo hasta aquí ya no será lo que necesitará para ser
exitoso”, razón por la que los jefes que siguen pensando que su trabajo es
meramente técnico aumentan sus probabilidades que les vaya mal. No significa
dejar de lado completamente sus competencias técnicas pero si entender que
estas algo se desvalorizarán y que lo crucial serán sus competencias
transversales.
Si bien Watkins propone 90 días o cuando comienza un gobierno
se habla de los primeros 100 días de luna de miel del presidente, Carlos
Sandoval propone que el jefe cuenta con 60 días claves para cultivar una
relación con el equipo y la organización, de manera que esta última sepa si
acertó en el nombramiento y el equipo se forme una imagen del jefe y sus
fortalezas. Para ello propone realizar 9 actividades
1 Presentación ante el
equipo. Esta es una
actividad muy importante ya que afecta la primera impresión que tendrá el
equipo de trabajo de la nueva jefatura. Carlos Sandoval sugiere que en esta
reunión el nuevo jefe haga una presentación personal, señale los objetivos del
equipo y las metas y estrategias de la organización, nombrar características
del estilo de trabajo y de ser posible, solicitar a cada miembro del equipo que
se presente.
Mi propia experiencia con la primera reunión con el equipo
aconseja que el nuevo jefe tiene que llevar preparado el discurso con las ideas
centrales que quiere transmitir ya que muchas veces con el nerviosismo de esta
actividad termina diciendo ideas poco claras o inconexas y transmitiendo mucha
ansiedad. Pocas ideas y claras es mi recomendación, ser cariñoso pero
renegociar la relación, sobre todo si los integrantes del equipo antes eran
pares o amigos.
2 Reunión con el jefe. También se necesita una reunión
pronta con el jefe directo, reunión que tiene dos objetivos: el primero es
conocer las metas que el jefe tiene para el cargo, metas propias del negocio,
de clima, de calidad de servicio, identidad del equipo, etc. Y, la segunda
relacionada con el rol, procurando conocer, desde la perspectiva del jefe,
cuáles son los principales propósitos, ámbitos de decisión autónoma y cuáles
compartidos con la jefatura directa, coordinaciones claves y como quiere el
jefe que sea la relación. También se le puede preguntar cómo ve al equipo y si tiene
alguna preocupación especial que el nuevo jefe necesite saber.
Yo creo que esta reunión es crucial ya que afianza el vínculo
con el jefe directo, permite intercambiar expectativas, conocer qué nivel de
apoyo se va a tener y, sobre todo, hacer una alianza de mutuo beneficio.
3 Mapa de personas. El autor del libro propone que el
nuevo jefe se reúna uno por uno con los integrantes de su equipo para iniciar
una relación laboral personalizada y formarse una opinión de las competencias
técnicas y relaciones de cada colaborador. Esta entrevista puede incluir
conocer la historia de la persona en la organización, su rol, una
autoevaluación de fortalezas y aspectos por mejorar.
Cuando trabajo con nuevos jefes en mis propios procesos de
coaching ejecutivo, suelo usar el modelo de liderazgo situacional de Blanchard
para que le “saquen la foto” a los integrantes del equipo, ello permite luego
llevar a cabo estilos de supervisión más centrados en la tarea o en el apoyo. Escribí
un post
sobre este modelo.
4 Diagnostico del
equipo. Con esto
Carlos Sandoval se refiere a comprender las características del equipo a cargo
en cuanto a sus procesos de negocio y en cuanto a su cultura. Para comprender
los procesos de negocio, el jefe tiene que entender el flujo de trabajo que se
realiza para alcanzar los resultados, lo que implicará una visión más global,
más estratégica, más sistémica, que seguramente el jefe no tenía antes en que
solo desarrollaba una tarea en el flujo. Y, desde la perspectiva de la cultura,
cómo es la confianza, cómo se manejan los conflictos, disposición a enfocarse
en los resultados, etc.
5 Resultados. Si existe algún cuadro de control
conocer qué resultados está alcanzando el equipo en sus dimensiones críticas:
metas, clima, calidad de servicio y cualquier otro que sea relevante. Si no
existe este cuadro será necesario construir uno. Luego de saber cómo anda el
alcance de las metas, identificar acciones prioritarias para lograrlas.
6 Grupos de interés. Una vez identificados los grupos de
interés procurar reunirse con cada uno de ellos para construir una relación
constructiva y no arrogante. Estos grupos de interés incluyen a clientes,
proveedores y otros más. Es importante saber cómo ven al equipo en sus
fortalezas y áreas de mejora y proponer una relación donde cabe la
retroalimentación y existe n interés en tratar las dificultades con la mejor
disposición.
7 Plan de acción. Este es el instrumento básico de
gestión con el que contará el nuevo jefe. En algunas organizaciones es algo
sistemático, en otras es un mero esbozo de ideas. En cualquiera de los casos el
nuevo jefe requiere contar con un plan para luego llevarlo a cabo. Según Carlos
Sandoval este plan debe incluir: situación actual, situación deseada, tránsito
y acciones de impacto rápido, referido a dos o tres acciones que generarán
resultados de alto impacto y que son de fácil implementación y que, por lo
tanto, permitirán mostrar cambios y resultados a corto o mediano plazo.
8 Evaluación a 60 días. Al concluir los 60 días el autor recomienda
hacer un alto y evaluar 360 grados, volver a conversar con el jefe directo,
reunirse con pares y una reunión con el equipo para evaluar lo sucedido.
Algunos jefes se asustan con estas evaluaciones de proceso. Es
importante saber que van a ocurrir de todos modos, por lo que proponer la
conversación y además liderarla es una buena estrategia de “tomar el toro por
las astas” y obtener buena información formal para generar cambios y reafirmar
lo que va bien. Sino va a ocurrir igual y va a ser en los pasillos, como rumor,
por eso mejor ser valiente y proponer la conversación.
9 Celebración. No hay que olvidarse de celebrar
los éxitos personales y del equipo a medida que estos van ocurriendo por lo que
organizar celebraciones es una buena práctica para el jefe con el equipo.
Por supuesto que cualquier jefe nuevo quiere hacerlo bien y
confirmar que han sido una buena elección.
Hay varios puntos que me parecen importantes como reflexión
final.
La primera es que nadie es perfecto y la disposición a ser
flexible y aprender es una competencia central hoy en día en cualquier
profesional y también en una jefatura, por lo que un nuevo jefe no puede
esperar le retroalimenten con 10 de 10, sino que siempre habrá áreas de mejora.
La segunda, aprender a pedir ayuda. Ya sea en las redes
internas de la organización o en redes externas existen recursos de ayuda. Por
supuesto que un buen jefe tiene que ser capaz de leer la política interna ya
que no toda ayuda es sincera ni bien intencionada. Pero, dejando eso de lado,
siempre existe la posibilidad de pedir ayuda a mentores, consultores, coaches,
quienes con gusto ayudarán al mejor desarrollo.
Finalmente, cuando el nuevo jefe ha sido miembro del equipo y
ahora es el jefe va a tener que renegociar si o si su relación con los que
antes eran sus pares y, algunos de ellos, sus amigos. Esto implicará establecer
metas, retroalimentar, poner límites, tomar decisiones, guardar información
confidencial. Algunos nuevos jefes se les hace difícil esta negociación, ya que
ello implica redefinir pertenencia, aprobación, seguridad y amistad. Este
también es un tema en que un buen coach ejecutivo puede acompañar, para re
negociar estas relaciones de buena manera.
Como dice sabiamente el tío Ben del hombre araña, “todo poder
conlleva una gran responsabilidad”, ser jefe es una carga y también un
privilegio. Es necesario aprender a llevar la carga y no obnubilarse con los
privilegios que se puedan tener.
