Como si fueran alcohólicos
rehabilitados insisten una y otra vez en la importancia de hacer un buen uso
del tiempo ya que, al parecer, ellos mismos no lo hacían hasta que
desarrollaron muchas de las técnicas señaladas en el libro. Y, como buenos conversos
proponen persuasivamente diversas estrategias para incrementar la
productividad, algunas enfocadas en el mejor uso del tiempo y otras
relacionadas con el trabajo free lance, la marca personal, la gestión de redes
y otras más.
Hace tiempo escribí un post sobre el tema del tiempo basado
en los trabajos de Llazamares y Covey. El buen uso del tiempo es crucial en
esta época que vivimos, ya que obtener mayor productividad personal nos permite
vivir las distintas dimensiones de la vida con mayor satisfacción. Por ello los
autores definen productividad personal como “una manera de vivir y trabajar con
el foco en generar el mayor balance y bienestar en todos los aspectos de
nuestra vida”.
Para efectos de incrementar
nuestra productividad personal es importante, según los autores, identificar
fases prácticas:
Definir objetivos con sentido, alineados con
nuestras motivaciones más profundas: Ya lo decía el gato en Alicia en El País
de las Maravillas, “si no sabes para dónde vas, cualquier camino te sirve”. Por
ello es importante dedicar un tiempo a priorizar que es lo importante en los
distintos dominios: ocio, trabajo, salud, desarrollo personal, etc.
Me parece interesante que este
sea el primer paso de cualquier plan relacionado con productividad, definir los
objetivos centrales ya que, al igual que un proceso de planificación estratégica,
debe comenzarse por el propósito siempre. Ya lo decía Covey “trabajar con un
fin en mente”, sino se corre el riesgo de hacer por hacer, sin sentido.
Desarrollarlos a través de tareas accionables: Para lograr los
objetivos importantes es necesario definir acciones que nos lleven a dicho
logro. Esas acciones o tareas pueden ser “acciones pequeñas”, no por eso
desmerecerlas y dejar de hacerlas.
Completarlos de a uno, evaluarlos y aprender del progreso: Avanzar a paso firme y
completar las tareas, una a una, para llegar al objetivo final.
A fin de desarrollar la
productividad proponen algunas técnicas. Pensaba encontrarme con algo novedoso
y me encontré con un par de ideas muy simples, que bien llevadas a cabo
permiten un uso muy positivo del tiempo.
La primera es la agenda. La agenda es una lista de compromisos
adquiridos, lo que permite tener una idea clara de cómo va el día o la semana,
para manejar reuniones, citas, entrevistas y conversaciones. El tener una
agenda permite aceptar o rechazar citas, con holgura para cumplir tiempos y no
quedar mal si no disponemos de tiempo para agendar una actividad.
La segunda es la lista de actividades pendientes. Esta
lista permite establecer las distintas actividades por realizar e incluso
clasificarlas por importante – urgente, prioritario – no prioritario, de alto
impacto – bajo impacto o cualquier otra clasificación que nos pueda ser de
utilidad.
Me ha parecido un enfoque muy
simple, que sin haberlo aprendido sistemáticamente yo mismo uso de manera
regular, una buena agenda con registro de todos mis compromisos adquiridos y
una lista de tareas en papel, en la primera hoja de la agenda, la que actualizo
todos los días con las tareas pendientes.
Hace unos días atrás iniciaba un
coaching con la gerente de una empresa que ha visto crecer considerablemente su
negocio y, sincrónicamente, el tema que me pedía pudiéramos trabajar era su
gestión del tiempo ya que siente que se le va el día, no completa sus actividades
y tiene poca productividad. Le pregunté si usaba agenda y lista de tareas. La
respuesta era que no. Entonces, siguiendo el libro, inicié por ahí el coaching.
Espero llegue la segunda sesión con estas herramientas y trabajemos en el
hábito y rutina de utilizarlas.
Los autores se pronuncian sobre un
tema importante en el manejo del tiempo, el multitasking. Señalan que “la idea es trabajar de una manera más
inteligente, no trabajar más”. En los últimos años se ha hecho un culto del
multitasking, la capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo. El problema
es que no funciona. Nuestra mente no puede estar en dos cosas al mismo tiempo, ya
que la atención por definición se focaliza en algo y deja de enfocarse en otra
cosa. Lo que hacemos es saltar de una actividad a otra, lo que, además de
cansador, es improductivo ya que suele ocurrir que no completamos ninguna de
las actividades iniciadas o, si lo hacemos, se realiza con mucho consumo de
energía y cansancio.
Este tema ya lo planteaba Cal Newport cuando hablaba de la distinción entre
trabajo superficial y trabajo profundo. Aprender a enfocarse, a estar en una actividad
y luego a otra, puede ser mucho más productivo que andar saltando de “un lado
para otro”.
Otro tema central para gestionar
mejor el tiempo es aprender a despegarse
del celular y de las redes sociales. Solemos tener la idea que si apagamos
el celular y nos desconectamos “algo nos vamos a perder” con lo cual
sacrificamos atención para dedicarnos a aquello que va en la línea de nuestros
objetivos. Incluso esto tiene un nombre “fear of missing out” o FOMO. El FOMO
se caracteriza por “la ansiedad de estar continuamente conectado con lo que
otros están haciendo”
Justamente ayer me tocaba
realizar un curso en una empresa. Cuando iba de camino a la actividad descubrí
que me había ido sin celular. Me sentí definitivamente desnudo pensando que
“algo me iba a perder” por estar desconectado. Lo mejor del caso es que no pasó
nada grave. Al volver a casa si bien tenía correos que responder, WhatsApp que
contestar y más de alguna llamada perdida, no había pasado nada grave. Cal Newport también hablaba de
este tema y proponía derechamente desconectarse de las redes sociales a fin de
aprovechar la energía en ser más productivos.
Leyendo el libro he adoptado dos
prácticas nuevas que espero me ayuden a utilizar mejor mí tiempo: la primera ha
sido con el WhatsApp, donde he puesto un mensaje que dice “puedo demorar en
contestar. Si es urgente llámame por favor”. Y, la segunda, en el correo
electrónico, cuando me pierdo por un día entero realizando mi trabajo de capacitación
o viajando, también he puesto un mensaje “He recibido su mensaje. Me encontraré
trabajando fuera de la ciudad todo el día, apenas me sea posible responderé”,
creo que estas dos simples acciones le advierten a quienes se quieren comunicar
conmigo que estoy ocupado, que si no contesto no es desidia.
El tiempo y su buen uso es un
tema interesante, práctico y de la mayor importancia para todos, en unos “tiempos”
donde la oferta de actividades es enorme, donde corremos el riesgo de
distraernos de nuestros objetivos y volvernos “trabajólicos”, haciendo mucho,
sin ser, muchas veces, verdaderamente, productivos.
Buen inicio de otoño.
