Reuniones

       

Hace unos días atrás me tocó participar en un curso de capacitación y, a partir de una conversación sobre reuniones, uno de los participantes se quejaba de la enorme cantidad de reuniones que le tocaba participar y la gran pérdida de tiempo de trabajo que le significaba esa participación.
 

Contaba que había tenido una reunión en que lo habían citado a las 3 de la tarde y había terminado a las 8.00 de la noche un día viernes. Contaba que su jefe había llegado a las 5 y media y mientras todos pensaban que sólo iba a saludar, se había extendido hablando de distintos temas, que todos miraban de reojo el reloj pensando en que ya iba a terminar y los compromisos personales o familiares que no iban a poder cumplir.

Me acordé inmediatamente de mi propia experiencia yendo a reuniones interminables en las que no está claro el objetivo de la reunión, quien la dirige no administra bien los tiempos, hay personas que insisten en tomar protagonismo y hablar de temas que no están en la tabla o monopolizar la conversación con sus propias inquietudes y preocupaciones.

Definitivamente, las reuniones son una actividad frecuente en las organizaciones ya que son un espacio importante para dialogar, informar, comunicarse y coordinar la acción. Sin embargo, cuando son mal llevadas se transforman en una pérdida de tiempo, de disminución de la productividad, incluso de desánimo para los equipos y para la organización.

Nuestra vida está llena de reuniones: en el trabajo, en el colegio, en las actividades voluntarias, hasta en la vida familiar. Hacer que ellas sean bien llevadas, productivas y entretenidas es un verdadero desafío para cualquier persona que lidera un grupo humano.

Los equipos de alto desempeño son capaces de desarrollar prácticas conversacionales, que incluyen las reuniones, donde se aprovecha bien el tiempo, donde se acuerdan buenos compromisos, donde cada uno de los participantes siente que aporta y, algo muy importante, donde hay liderazgo rotativo, es decir, en función del tema que se conversa puede ir cambiando el liderazgo, sin que ello implique menoscabo para el líder formal o amenaza para alguno de los miembros del equipo.

Para que una reunión sea efectiva es importante considerar varios elementos:

-          Señalar el objetivo de la reunión. ¿Para qué nos reunimos?. ¿Para tomar una decisión?, ¿para informar de algo importante?, ¿para debatir y ver las alternativas de acción frente a un problema?, para conocernos mejor?, ¿para coordinar la acción?, ¿para planificar?.

-          Acordar quien está a cargo de la reunión. Quien está a cargo administra la agenda, los tiempos, da la palabra, cierra los temas. Generalmente es el líder formal quien está a cargo de la reunión, sin embargo esto puede cambiar y puede ser otro miembro del equipo quien esté a cargo.

-          Respeto por los tiempos. Asignar con anticipación los tiempos a cada tema y respetarlos. Asignar un tiempo a la reunión total y respetarlo. Todos tenemos otros compromisos que cumplir y es fuente de resentimiento que las reuniones se alarguen interminablemente sin justificación y sin respeto a los compromisos personales que los asistentes puedan haber adquirido. Por otro lado son más efectivas las reuniones

-          Invitar a quienes tienen algo que ver con lo conversado. A veces participan en las reuniones personas que no tienen nada que decir, que no están involucradas en la conversación, que no tienen aporte que hacer.

-          Ir preparado y solicitar llegar preparado. No hay nada más incómodo que personas que debieran preparar una presentación, estudiar un tema, analizar alternativas, en definitiva llegar con algo madurado a la reunión, no preparan y llegan a improvisar.

-          Dejar registros. La memoria es frágil, por lo que hacer actas, minutas y registros es importante para dejar huella de los acuerdos alcanzados o de las decisiones tomadas.

-          Hacer un resumen al final de los compromisos establecidos, quien es el responsable de ejecutarlo y el plazo para hacerlo.

Las reuniones no sólo tienen que ver con el trabajo, ya que sin estar entre sus objetivos explícitos también posibilitan la construcción de relaciones, la generación de confianza y obviedad, de manera que se nos haga más fácil llegar a acuerdos, compartir puntos de vista.

En mi opinión, muchas reuniones tienen gran valor por lo que ocurre fuera de la reunión, ya sea entre quienes llegan antes o al momento de tomar café, donde se pueden limar asperezas, conversar de algunos temas personales, conocerse, lo que impacta después de modo positivo en cuanto al trabajo.

Por eso, más que suprimir las reuniones es más conveniente revisarlas y mejorarlas, con eso se logra mayor efectividad organizacional y mejor clima de trabajo en los equipos.