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Uno de los temas recurrentes con los que me encuentro cuando
trabajo con equipos es el de las reuniones. He publicado algunos posts
anteriormente sobre este tema en este blog, como “reuniones”, “reuniones
de trabajo efectivas”, “reuniones
que matan por Patrick Lencioni”
Durante estos últimos días he leído con mucha atención el
libro de Priya Parker, “el arte de reunirse” donde si bien no está enfocado
exclusivamente en reuniones de trabajo en organizaciones realiza muchas
reflexiones valiosas sobre el tema.
Para comenzar destaca la importancia de tener claro para que
nos reunimos, cual es el propósito de la reunión. Dice “hay tantas buenas
razones para juntarnos que a menudo no sabemos exactamente por qué lo estamos
haciendo”. Cuando se elude indicar el propósito de una reunión la gente se hace
expectativas o suposiciones erróneas sobre porque se realiza la reunión, lo que
lleva a que la reunión no sirva o que las personas se conecten cuando no
debieran. Por todo lo anterior el arte de reunirse empieza con el propósito, ¿cuándo
debemos reunirnos? y ¿por qué?
Estoy completamente de acuerdo con Priya Parker, indicar a los
invitados a una reunión el propósito o propósitos de la reunión es esencial
para que las personas sepan a que vienen, sepan que se espera de ellas y se
preparen adecuadamente. Existen diversos propósitos, como compartir
información, debatir, tomar decisiones, capacitarse o incluso sólo compartir y
celebrar. Yo creo que debe señalarse explícitamente y no dejarse a las adivinanzas.
Una vez que se ha clarificado el o los propósitos de la reunión
debiera confeccionarse la “lista de invitados”, que según la autora es la “primera
prueba para un propósito de reunión sólido” ya que invitar gente es fácil, pero
excluir es más difícil” por lo que resulta central para una buena reunión no
seguir el principio “cuántos más seamos más felices”, sino que al contrario
invitar precisamente a quienes se necesita invitar acorde al propósito de la reunión.
Esta propuesta de la autora me parece muy interesante ya que
he estado en muchísimas reuniones donde hay participantes que no debieran haber
sido invitados, ya sea porque no les correspondía asistir, ya fuera porque solo
lo fueron por compromiso o por no quedar mal, pero su contribución era exigua y,
además, perdían de hacer otras cosas valiosas para la organización.
En tercer lugar, la autora se enfoca en la ubicación o el
lugar de la reunión. Dice “la decisión del lugar a menudo se hace considerando
todo, excepto el propósito, el precio determina el lugar o la conveniencia o el
tráfico o el hecho de que alguien haya levando la mano y ofrecido su casa”
El problema es que las ubicaciones vienen con un guion,
tendemos a seguir un guion rígido asociado a localizaciones específicas, como
tribunales, salas de juntas y palacios o playas, parques o discotecas. Un buen
organizador elige un lugar que potencie los comportamientos que desea y reduzca
los que no.
Completamente de acuerdo, he tenido pésimas experiencias en
reuniones de todo tipo cuando el lugar ha sido mal elegido. Ahora último por
ejemplo me tocó una capacitación con cerca de 100 personas en una sala
estrecha, en el casino de un colegio, con mala acústica, las personas sentadas
en torno a mesas y yo como relator adelante lejos de todo el mundo. Por supuesto
que no fue una muy buena experiencia.
Otro tema que aborda la autora es el rol del anfitrión. Dice
que el papel del anfitrión es crucial para que la reunión sea exitosa. En su opinión
un anfitrión no puede ser relajado, tiene que tomarse las molestias de ser un anfitrión
presente ya que muchas veces los anfitriones resignan su rol, se relajan y
dejan que la reunión vaya por cualquier lado. En su opinión el anfitrión tiene
que tener una “autoridad generosa” lo que significa que la reunión se realiza
con “mano fuerte” pero se desarrolla por el bien de los demás. Esta autoridad
está al servicio del propósito de la reunión y de los invitados. La autoridad
generosa sirve para proteger, igualar y conectar a los invitados.
Me parece que en todas las reuniones debe haber un anfitrión definido.
En el caso de reuniones de equipo debe haber alguien que asuma activamente el
rol de moderador, en términos que todos los participantes estén de acuerdo que
es el dueño de la palabra y que, acorde al propósito de la reunión, su misión
es dar la palabra, apurar a los que se toman mucho tiempo, invitar a hablar a quienes
callan y resumir los avances para que queden claros los acuerdos y las discrepancias.
A continuación, se enfoca en un tema que me gusta mucho
trabajar cuando trabajo con equipos que son las “reglas”. Se trata de definir
algunos comportamientos “aceptables” para la reunión, no para el mundo afuera
de la reunión ni para lo que pueda ocurrir posterior a la reunión, sólo comportamientos
para que la reunión tenga un contexto y avance de cierta manera. Señala Priya
Parker que este es un tema muy necesario ya que en muchas reuniones se dan múltiples
formaciones, experiencias, orígenes culturales y expectativas por lo que asumir
que todos se comportarán del modo que el sentido común, la etiqueta dicten, es
una expectativa ilusoria, por ello mejor acordar reglas “pop up” dice ella y declararlas
válidas mientras dura la reunión.
A mi me parece fundamental este punto en toda reunión exitosa,
sobre todo aquellas reglas relativas a concentrarse en la reunión (como apagar teléfonos,
dejar computadores afuera, regular el uso de la palabra) y las que estimulan el
buen trato interpersonal (tratarse con respeto, permitir el disenso, definir el
uso de la palabra, no permitir tratos irónicos, etc.).
Una discusión interesante es si quien modera establece algunas
reglas al principio de la reunión, basado no más en la autoridad de anfitrionar
o las reglas se debieran acordar por consenso. En general yo prefiero este
método.
Dice la autora que la preparación de la reunión es
fundamental para su éxito. En su opinión es algo así como el 90%. Entiendo del
texto que ello se debe a su razonamiento que la reunión es un “contrato social”
lo que significa que una adecuada preparación regula las expectativas mutuas
respecto de que se puede esperar de la reunión, de todos los participantes,
para que la reunión sea exitosa.
Una vez que la reunión comienza es crucial la “apertura”, la que,
según su parecer, nunca debe concentrarse en la logística, pues ya habrá tiempo
para eso. El inicio de una reunión es cuando quienes participan están preparados
para ser inspirados y en aquello debe concentrarse el inicio de cualquier reunión.
Para ello, sostiene, la apertura debe ser una especie de terapia de choque
agradable, debe atrapar a la gente y al hacerlo tiene que impresionar a los
invitados y honrarlos.
La reflexión de la autora me lleva a recordar el libro de Chris
Anderson sobre las charlas TED, donde realiza muchas recomendaciones
respecto de como abrir una charla: una pregunta, una anécdota, un dato
significativo, etc.
Y bueno, llega la hora que termine la reunión por lo que la
autora propone algunas reflexiones respecto del cierre. Para ella es muy
importante cerrar bien una reunión, no sólo dejar que se cumpla la hora y que
la gente se vaya. Las reuniones deben cerrarse de manera efectiva. Para que el
cierre ocurra dice es necesario aceptar que la reunión tiene un término y no
prolongarlas más allá de lo necesario, como los matrimonios en que todos se
están yendo y el anfitrión pide un tema más a la banda.
El cierre de una reunión debiera enfocarse en dos temas:
crear un significado y conectar por ultima vez. En relación a lo primero es importante
preguntar cosas como ¿qué ha ocurrido aquí? y ¿por qué es importante?, de
manera que las personas integren el sentido de la reunión, las decisiones
tomadas, las reflexiones realizadas, los aprendizajes efectuados. Y, en
relación a lo segundo, conversar acerca de qué se llevan al mundo fuera de la reunión
cuando retornen a dichos mundos.
A mi me pasa cuando termino una reunión que muchas veces hago
el “check out” y pregunto a las personas con qué se quedan – con qué se van. A
veces hago un círculo y le pido a todos que se tomen un minuto contestando
estas preguntas, otras veces le pido sólo a quienes se animan a hablar. Esta
práctica permite sintetizar comentarios reflexivos significativos.
Al final la reunión debe terminar y nuevamente la autora
destaca que para cerrar nunca debemos concentrarnos en la logística. Puede
ocurrir que previo al cierre haya algunas palabras sobre la logística, pero
nunca esto debe ser lo último. El cierre debe recordar el propósito de la reunión
y crear alguna línea de salida real o simbólica, como una puerta para despedir
a los invitados.
Tal como decía al principio de este post, el libro está enfocado
en las reuniones en general, como encuentros familiares, de amigos, seminarios,
y toda clase de reuniones, no específicamente en reuniones de equipos en una
organización que es mi interés principal.
No obstante, me ha parecido que da bonitas pistas para mirar
las reuniones, de modo que estas sean eventos más significativos de lo que
suelen ser y así aprovechar la inmensa energía humana muchas veces malgastada
en reuniones aburridas e intrascendentes.
