Martina Rua y Pablo Fernández. La fábrica de tiempo: técnicas para optimizar el tesoro más preciado de la vida moderna.

Como si fueran alcohólicos rehabilitados insisten una y otra vez en la importancia de hacer un buen uso del tiempo ya que, al parecer, ellos mismos no lo hacían hasta que desarrollaron muchas de las técnicas señaladas en el libro. Y, como buenos conversos proponen persuasivamente diversas estrategias para incrementar la productividad, algunas enfocadas en el mejor uso del tiempo y otras relacionadas con el trabajo free lance, la marca personal, la gestión de redes y otras más.

Hace tiempo escribí un post sobre el tema del tiempo basado en los trabajos de Llazamares y Covey. El buen uso del tiempo es crucial en esta época que vivimos, ya que obtener mayor productividad personal nos permite vivir las distintas dimensiones de la vida con mayor satisfacción. Por ello los autores definen productividad personal como “una manera de vivir y trabajar con el foco en generar el mayor balance y bienestar en todos los aspectos de nuestra vida”.

Para efectos de incrementar nuestra productividad personal es importante, según los autores, identificar fases prácticas:

Definir objetivos con sentido, alineados con nuestras motivaciones más profundas: Ya lo decía el gato en Alicia en El País de las Maravillas, “si no sabes para dónde vas, cualquier camino te sirve”. Por ello es importante dedicar un tiempo a priorizar que es lo importante en los distintos dominios: ocio, trabajo, salud, desarrollo personal, etc.

Me parece interesante que este sea el primer paso de cualquier plan relacionado con productividad, definir los objetivos centrales ya que, al igual que un proceso de planificación estratégica, debe comenzarse por el propósito siempre. Ya lo decía Covey “trabajar con un fin en mente”, sino se corre el riesgo de hacer por hacer, sin sentido.

Desarrollarlos a través de tareas accionables: Para lograr los objetivos importantes es necesario definir acciones que nos lleven a dicho logro. Esas acciones o tareas pueden ser “acciones pequeñas”, no por eso desmerecerlas y dejar de hacerlas.

Completarlos de a uno, evaluarlos y aprender del progreso: Avanzar a paso firme y completar las tareas, una a una, para llegar al objetivo final.

A fin de desarrollar la productividad proponen algunas técnicas. Pensaba encontrarme con algo novedoso y me encontré con un par de ideas muy simples, que bien llevadas a cabo permiten un uso muy positivo del tiempo.

La primera es la agenda. La agenda es una lista de compromisos adquiridos, lo que permite tener una idea clara de cómo va el día o la semana, para manejar reuniones, citas, entrevistas y conversaciones. El tener una agenda permite aceptar o rechazar citas, con holgura para cumplir tiempos y no quedar mal si no disponemos de tiempo para agendar una actividad.

La segunda es la lista de actividades pendientes. Esta lista permite establecer las distintas actividades por realizar e incluso clasificarlas por importante – urgente, prioritario – no prioritario, de alto impacto – bajo impacto o cualquier otra clasificación que nos pueda ser de utilidad.

Me ha parecido un enfoque muy simple, que sin haberlo aprendido sistemáticamente yo mismo uso de manera regular, una buena agenda con registro de todos mis compromisos adquiridos y una lista de tareas en papel, en la primera hoja de la agenda, la que actualizo todos los días con las tareas pendientes.

Hace unos días atrás iniciaba un coaching con la gerente de una empresa que ha visto crecer considerablemente su negocio y, sincrónicamente, el tema que me pedía pudiéramos trabajar era su gestión del tiempo ya que siente que se le va el día, no completa sus actividades y tiene poca productividad. Le pregunté si usaba agenda y lista de tareas. La respuesta era que no. Entonces, siguiendo el libro, inicié por ahí el coaching. Espero llegue la segunda sesión con estas herramientas y trabajemos en el hábito y rutina de utilizarlas.

Los autores se pronuncian sobre un tema importante en el manejo del tiempo, el multitasking. Señalan que “la idea es trabajar de una manera más inteligente, no trabajar más”. En los últimos años se ha hecho un culto del multitasking, la capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo. El problema es que no funciona. Nuestra mente no puede estar en dos cosas al mismo tiempo, ya que la atención por definición se focaliza en algo y deja de enfocarse en otra cosa. Lo que hacemos es saltar de una actividad a otra, lo que, además de cansador, es improductivo ya que suele ocurrir que no completamos ninguna de las actividades iniciadas o, si lo hacemos, se realiza con mucho consumo de energía y cansancio.

Este tema ya lo planteaba Cal Newport cuando hablaba de la distinción entre trabajo superficial y trabajo profundo. Aprender a enfocarse, a estar en una actividad y luego a otra, puede ser mucho más productivo que andar saltando de “un lado para otro”.

Otro tema central para gestionar mejor el tiempo es aprender a despegarse del celular y de las redes sociales. Solemos tener la idea que si apagamos el celular y nos desconectamos “algo nos vamos a perder” con lo cual sacrificamos atención para dedicarnos a aquello que va en la línea de nuestros objetivos. Incluso esto tiene un nombre “fear of missing out” o FOMO. El FOMO se caracteriza por “la ansiedad de estar continuamente conectado con lo que otros están haciendo”

Justamente ayer me tocaba realizar un curso en una empresa. Cuando iba de camino a la actividad descubrí que me había ido sin celular. Me sentí definitivamente desnudo pensando que “algo me iba a perder” por estar desconectado. Lo mejor del caso es que no pasó nada grave. Al volver a casa si bien tenía correos que responder, WhatsApp que contestar y más de alguna llamada perdida, no había pasado nada grave. Cal Newport también hablaba de este tema y proponía derechamente desconectarse de las redes sociales a fin de aprovechar la energía en ser más productivos.

Leyendo el libro he adoptado dos prácticas nuevas que espero me ayuden a utilizar mejor mí tiempo: la primera ha sido con el WhatsApp, donde he puesto un mensaje que dice “puedo demorar en contestar. Si es urgente llámame por favor”. Y, la segunda, en el correo electrónico, cuando me pierdo por un día entero realizando mi trabajo de capacitación o viajando, también he puesto un mensaje “He recibido su mensaje. Me encontraré trabajando fuera de la ciudad todo el día, apenas me sea posible responderé”, creo que estas dos simples acciones le advierten a quienes se quieren comunicar conmigo que estoy ocupado, que si no contesto no es desidia.

El tiempo y su buen uso es un tema interesante, práctico y de la mayor importancia para todos, en unos “tiempos” donde la oferta de actividades es enorme, donde corremos el riesgo de distraernos de nuestros objetivos y volvernos “trabajólicos”, haciendo mucho, sin ser, muchas veces, verdaderamente, productivos.

Buen inicio de otoño.

Kouzes y Posner. Liderazgo y Credibilidad

Tal vez un libro ya algo antiguo (el original es el año 1993), pero que no pierde actualidad por el tema que trae a colación, la credibilidad como variable fundamental del liderazgo.

Los autores definen el liderazgo como un fenómeno de conducción, las personas son llevadas de un lugar a otro, de un espacio a otro. En esta conducción las personas se hacen expectativas acerca de quienes las lideran y, también en muchos casos, se decepcionan cuando los líderes no están a la altura de dichas expectativas. Por ello el tema de la confianza que tienen los “poderdantes” en el líder es una variable fundamental.

Este concepto del liderazgo como conducción se repite con otros modelos y enfoques. Hace tiempo publiqué un post sobre liderazgo en educación, donde el autor exponía que la conducción no tenía que ver con un lugar sino que con un tiempo, al futuro, por lo que el liderazgo debía entenderse como el “arte de conducir al futuro”.

El liderazgo es una relación, una relación donde participan aquellos que deciden conducir y aquellos que deciden seguir. Para entender una relación hay que mirar ambos lados, como se conectan líderes con “poderdantes”.

Por ello, plantean Kouzes y Posner hay que hacerse algunas preguntas fundamentales: qué esperan los poderdantes de los líderes?, ¿por qué la gente cree en algunos y no en otros?, ¿por qué siguen a algunos mientras rechazan a otros?, ¿qué conductas nutren la relación?. El libro se enfoca en responder estas preguntas.

Una idea interesante señalada por los autores es la crisis de la jerarquía como modelo de coordinación. Señalan que este es el paradigma dominante en el mundo organizacional, organizado por categoría y autoridad. La jerarquía en su origen era una jerarquía de sacerdotes, por lo que en cierto sentido el manager moderno ha heredado ese status. La jerarquía resultó útil durante siglos para los logros humanos, conquistar al enemigo, construir ciudades, poblar el planeta, alimentar a la gente y crear empresas, sin embargo hoy ese paradigma ya no está sirviendo mucho.

Incluso el lenguaje refleja este modelo jerárquico, al hablar de jefes, subordinados y muchos otros términos más. Siguiendo la misma línea de los autores escribí hace ya varios años un post, a propósito del cambio presidencial que llamé “cambio de mando”, preguntándome a quien manda el presidente y sosteniendo que probablemente manden muy poco, más bien coordinan, negocian, conversan, persuaden y muchas otras acciones más de naturaleza conversacional. También escribí un post que llame “dime las palabras que usas”, donde aludo a este mismo fenómeno.

Mucha gente se resiste a estos cambios de tiempos, sosteniendo aun modelos jerárquicos, bajo el argumento que quien elige a los jefes no son los seguidores, “ellos no votan por mí”. Es cierto, dicen Kouzes y Posner, sin embargo se hacen la pregunta, pero, ¿acaso la gente no vota por el líder cuando decide respecto de la energía que pone en el trabajo, la dedicación, la lealtad, el talento o las actitudes?.

Esta reflexión de los autores me lleva a pensar en muchos procesos de capacitación en habilidades directivas que he participado donde la petición del cliente es muy simple, pero tiene de trasfondo este cambio de los tiempos. ¡que no traten a la gente a garabatos!, ¡que pidan las cosas por favor!, ¡que sean más amables!, ¡que cambien la forma, el trato! Y muchas otras peticiones similares que si se miran como petición son muy básicas aunque el trasfondo es mucho más complejo y refleja la necesidad de adecuar el modo de liderar a personas que son diferentes y a un contexto que ha cambiado significativamente.

Ahora mismo estoy llevando adelante un proceso de coaching ejecutivo, con una persona que desarrolla un fuerte liderazgo paternalista, que ha sido siempre muy exitosa, y que ahora se encuentra desajustada porque las personas con las que trabaja y la organización ya no valoran ese paternalismo y le demandan un estilo menos jerárquico, más colaborativo, más conversacional.

La lealtad del colaborador no es algo que se pueda exigir, es algo que la gente decide entregar a un líder que se lo ha ganado. Es una decisión que se basa en la percepción que el conductor es capaz de satisfacer sus necesidades. Por ello el liderazgo se basa en la satisfacción de necesidades e intereses mutuos.

A partir de ello se pregunta, al igual que en su libro “El desafío del liderazgo” ¿Qué es lo que esperan los “poderdantes” de sus líderes? Luego de señalar diversas investigaciones concluyen que son cuatro atributos: honestidad, progresismo (en el sentido de visión), inspiración y competencia.

A juicio de los autores, estos rasgos se pueden agrupar en un rasgo común que llaman CREDIBILIDAD. “La gente busca tener fe y confianza en los líderes como personas, queremos creer que su palabra es confiable, que tienen los conocimientos y las aptitudes necesarias para conducir y que están entusiasmados con la dirección en que nos encaminan. La credibilidad es el cimiento del liderazgo”

La credibilidad tiene que ver con la confianza y esta a su vez, tiene que ver con la honestidad, ser considerado íntegro, honesto y veraz. La honestidad se verifica en la historia por lo que está fuertemente relacionada con la reputación, por lo que se construye de a poco, ladrillo a ladrillo. Hace un tiempo atrás escribí un post sobre la confianza a partir de las distinciones de Fernando Flores.

Otra idea importante que señalan es que el liderazgo puede hacer una diferencia en las organizaciones y en la vida de las personas, “el liderazgo tiene que ver con creer que podemos cambiar la vida de los demás”. De alguna manera las personas se sienten más valiosas como resultado de la interacción con líderes a quienes admiren y respetan.

Por lo anterior, cuando las personas perciben a sus directivos como creíbles, se sienten orgullosos de decir a otros que forman parte de la organización; tienen un fuerte sentido de equipo, se produce coherencia entre los valores propios y los de la organización, se sienten ligados y comprometidos y se produce un sentido de propiedad.

Desde la perspectiva de las personas la credibilidad tiene fuerte relación con la palabra y la acción. Algo es lo que los líderes dicen, otra cosa es lo que hacen. Las personas observan la coherencia entre el discurso y la acción y cuando ven esta coherencia perciben a sus líderes como creíbles y, al contrario, cuando no ven dicha consistencia, pierden la credibilidad.

Me parece que la credibilidad se juega todos los días y a cada rato, ya que los líderes formales permanentemente están expuestos a que se evalúe la consistencia entre lo que dicen y lo que hacen. De alguna manera a los profesores nos pasa lo mismo y nuestros alumnos juzgan esta coherencia a cada rato.

En este punto es crucial reflexionar en torno a la ceguera, algo que Kouzez y Posner dejan en deuda. Todos tenemos el riesgo de no ver cuando nos apartamos de aquello que decimos, ya sea porque derechamente no lo vemos o porque viéndolo lo minimizamos y le restamos importancia. La ceguera se combate con disposición a ver, con escucha y, sobre todo, con retroalimentación, aceptando que otros nos digan cómo nos ven.

Kouzes y Posner van un paso más allá y señalan que la credibilidad, HLQP, “haga lo que promete” es fundamental, sin embargo, sostienen que tiene que ser en plural, HLQNDQH, “haga lo que nosotros decimos que hacemos”, es decir, para ser creíble como líder tiene que hacerse cargo de las necesidades conjuntas de los “poderdantes” no solo de las promesas propias. Para ello hay que clarificar las necesidades de todos, unirse en torno a una causa común y poner ello en acción.

Concluyen señalando que la credibilidad se puede descomponer en seis disciplinas, cada una de las cuales da origen a un capítulo del libro. Estas disciplinas son:

Descubrirse uno mismo: para ser creíbles como líder primero es necesario aclarar los propios valores, los modelos para guiar la vida. Se centra en el autoconocimiento.

Apreciar a los poderdantes: desarrollar una profunda comprensión de los valores y deseos colectivos de los poderdantes.

Afirmar los valores compartidos: luego de aclarar los valores propios y los de los “poderdantes” definir aquellos comunes que dan sentido de propósito y de comunidad.

Desarrollar la capacidad: aumentar los conocimientos y capacidad de los integrantes de la organización para que sean competentes en lo que hacen.

Servir a un propósito: el liderazgo es un servicio, el servicio de otros, por ello los líderes deben contar con actitudes que demuestren este servicio, ser los primeros en llevar a cabo lo acordado, utilizando el tiempo (un indicador de valor) en aquello que está relacionado con los valores centrales.

Alentar la esperanza: En tiempos difíciles, de poco crédito hacia las demás persona es crucial contar con una actitud optimista, esperanzadora, hacer una diferencia.

Los autores no hacen una diferencia entre liderazgo y jefatura y parecen asumir que si alguien tiene un nombramiento formal como jefe, ello es sinónimo de liderazgo. Peter Senge critica esta falta de diferenciación, que nos puede llevar a pensar que solo los jefes son líderes y deja fuera a todos aquellos que cumpliendo roles de liderazgo en la organización no tienen un nombramiento formal de jefatura.

No obstante lo anterior, los autores se enfocan en algo que yo llamaría la dimensión ética del liderazgo más que la dimensión técnica. Creer en alguien, percibirlo como confiable, evaluar que es consistente entre lo que dice y lo que hace. Percibir a otra persona que tiene valores positivos, evaluar que esos valores son consistentes con los propios genera un fuerte sentido de identificación y de disposición a seguirlo seguirlo y eso es lo valioso del liderazgo más que cualquier atributo meramente técnico.

Jaime Maristany: La acción para el cambio, los elementos básicos para concretarlo.

Preparando clases de DO para el Magister en Salud Pública de la UCN he revisado este libro, pensando que era una buena síntesis del tema o al menos algo nuevo para mis alumnos. Es un libro editado por la Editorial Gránica en el año 1998.

Me costó leer este libro. A diferencia de otros autores que he citado en este blog, anglosajones la mayor parte, quienes plantean un argumento, lo ejemplifican, lo abren hacia sub argumentos y luego sintetizan. Maristany, latino, señala un concepto pero no lo define, vuelve una y otra vez sobre el mismo punto, enuncia un tema pero no habla de él sino que hasta muchas páginas adelante, etc. Todo esto me lleva a reflexionar que distintas miradas y que modos tan diferentes de estar parados en el mundo. Muchas veces somos más poetas que científicos.

Un solo ejemplo para graficar lo que digo. Señala que el ser humano tiene tres estratos: (1) la acción, (2) valores y creencias y (3) la roca, que también son valores y creencias que la persona no puede cambiar. Sin embargo, dice “la roca se puede mover” por lo que entiendo que se trata de valores y creencias que si se pueden cambiar. Luego habla de dos estratos pero primero había hablado de tres. Pareciera que deja el primero fuera (la acción) y solo se refiere al estrato valores y creencias y la roca.

Creo que el modo de argumentar de su texto es coherente con una de sus ideas iniciales, el cambio es arduo y no es lineal, las “modificaciones ocurren ordenadamente solo en los relatos que después se hacen de ellas”.

Ya que si es un proceso tan arduo y poco lineal, se pregunta, ¿por qué cambiamos?. Cuando creemos que la nueva situación será preferible a la actual. Hacer las cosas como las hemos hecho hasta ahora nos da seguridad, nos produce un resultado conocido, el que tal vez pueda ser insatisfactorio, pero conocido. Por ello, cuando nos aventuramos con el cambio entramos en territorio desconocido, de pérdida de seguridad. Si se le agrega que el cambio es iniciado por otro, esto puede ser fuente de resistencias.

¿Qué es el cambio?: es la alteración o variación de una situación existente. Se entiende por variación la modificación sucesiva y menor (un cambio menor) y por alteración la modificación drástica o mayor (cambio mayor). La distinción hecha por el autor recuerda el mejoramiento continuo v/s reingeniería.

Propone la existencia de tres tipos de cambio. El primero es el cambio ecológico, con ello se refiere a modificaciones de importancia en el ámbito en que habita una sociedad. El segundo es el contacto entre dos sociedades. El tercero es el cambio interno, que se produce dentro de una sociedad. Llevado al mundo organizacional, el primero se enfoca en el cambio de circunstancias del entorno que obliga a la empresa a hacer ajustes para mantener su adaptación; el segundo podría ser relacionado con fusiones donde se encuentran dos culturas que requieren integración y manejo de conflicto. Por su parte el tercero (cambio interno) se refiere a cambios llevados a cabo por la organización en pro de algún objetivo propio.

Siguiendo una distinción clásica propone la existencia de cambio no planificado y cambio planificado. El cambio no planificado o espontaneo surge cuando aquello que se modifica se lleva a cabo sin un plan específico, pudiendo ser resultado de una reacción, un gusto o una casualidad, como cuando a alguien se le ocurre algo y los demás lo siguen. El cambio planificado, que no define en ningún lado, podría sospecharse que es aquel que se diseña a partir de una gran o pequeña planificación, la que puede ser intuitiva o basarse en cierta estructura.

¿Cuándo se cambia? A juicio del autor, se cambia en dos situaciones.

La primera de ellas es cuando se enfrenta una crisis de una magnitud suficiente que se considera que está la supervivencia de por medio. Definir que es una crisis de magnitud suficiente es un juicio bastante relativo por lo que se puede ver que empresas al menor atisbo de dificultad inician cambios y otras, en el otro extremo, ante situaciones de gran magnitud esperan impávidas, inmóviles, pensando que no tienen mayor impacto.

Por otro lado, la segunda situación, que llama por convicción, es cuando una persona con visión, a un nivel jerárquico alto, induce a la organización a cambiar a pesar que no se tiene la sensación de que haya un peligro real para la empresa.

Este planteamiento me recordó los trabajos de Gregory Bateson en Pasos hacia una ecología de la mente, cuando habla del cambio en los alcohólicos, como algunos tienen que tocar fondo para cambiar y otros, con un acto de reflexión, piden ayuda cuando llegan a la conclusión que “el trago se las ganó”.

En todo proceso de cambio las personas desempeñan diversos roles. ¿Cuáles son estos roles?. Señala la existencia de seis roles, que pueden estar referidos a personas o grupos

Idea	Quien tiene la “idea” de producir un cambio.
Iniciativa	Quien toma la iniciativa para llevar esa idea a la práctica.
Promoción	Quienes se pronuncian a favor de que el cambio se haga.
Apoyo activo	Quienes tienen poder específico para hacer el cambio, que están de acuerdo con hacerlo y trabajan en ese sentido.
Cambio	Quienes producen el cambio en la operación, concretamente.
Control	Quienes hacen el seguimiento del proceso y el control que no se vuelva atrás.

A su juicio, hay que tener ciertas prevenciones al iniciar un proceso de cambio, ya que de no tener en cuenta estas pueden cometerse errores de importancia. Estas prevenciones son: (1) antes de empezar un proceso de cambio, hay que revisar si uno tiene el poder para concretar este cambio, tanto si uno está a cargo como si supervisa al que tiene que cambiar; (2) contar con tiempo para hacer el cambio, (3) tener claro que es lo que se espera de uno en el proceso; (4) si el jefe inicia un proceso de cambio y no tiene el poder suficiente para ponerlo en práctica “salirse del bote” antes que sea tarde; (5) cuidar la credibilidad ya que si se enuncia un cambio y no se concreta esta se pierde; (6) tener claro que el cambio no es fácil.

En distintas partes del texto el autor lleva a cabo algunas reflexiones que me hacen mucho sentido.

Reflexión 1, relacionada con la velocidad del cambio. Permanentemente todo cambia  y los seres humanos no somos la excepción. La dificultad con el cambio en la actualidad no tiene que ver con aquello sino que con la velocidad ya que nuestro cambio natural ocurre a una velocidad que hoy se considera lenta. De allí se derivan muchas de las dificultades que enfrentamos, pues muchas veces no se alcanza a consolidar un cambio y viene el siguiente. En estas reflexiones cita a Toffler, autor que ya hemos comentado.

Reflexión 2. La personalidad de los gerentes y el cambio. El cambio suele producirse en aquellos marginales que, precisamente “no tienen nada que perder” o “aspiran a algo mejor”. Estas personas suelen ser quienes tienen una mirada crítica de la estructura, del orden y de lo establecido. A su vez los gerentes suelen ser personas exitosas dentro de lo establecido por lo que su actitud habitual es conservadora. Dada esta contradicción, como pedirles a los gerentes precisamente que inicien cambios. En este caso, resulta interesante considerar la diferencia que hace Kotter entre líderes y gerentes, localizando el cambio más como una función del líder que de los gerentes.

Reflexión 3: Los demás no son ni locos ni malos. Cada vez que se inicia un cambio las personas evalúan si esto los beneficiará o los perjudicará en cualquier nivel. Por eso aquellos que se oponen (abierta o encubiertamente) sólo tienen una perspectiva distinta y valida acerca del cambio y su oposición refleja que no cree que aquello por lo que va a cambiar sea mejor que lo que tiene actualmente. En estas circunstancias es necesario ser flexible, creativo, prudente para buscar las ganancias mutuas que pueda tener la nueva situación.

El libro no agota el tema, ya que el cambio en sus distintas dimensiones nos sigue desafiando a interpretarlo, comprenderlo y gestionarlo.

Cal Newport: Enfócate, consejos para alcanzar el éxito en un mundo disperso

Me lo recomendó un alumno a quien guío en su tesis de magister, lo he leído este verano y ha sido un muy buen descubrimiento ya que expresa ideas que yo mismo he pensado alguna vez a propósito de mi trabajo como profesor universitario o, ahora mismo, que me he entusiasmado con comenzar a escribir de manera más asidua. Encontré un muy buen resumen en el blog de Miguel Angel Pulido.

A partir de una descripción del trabajo de Jung y otros (Mark Twain, Woody Allen, Bill Gates, J.K. Rowling, etc), formula una distinción entre “trabajo a fondo” o trabajo profundo y “trabajo superficial”. El primero se refiere a “actividades profesionales que se llevan a cabo en un estado de concentración desprovisto de distracciones, de tal manera que las capacidades cognitivas llegan a su límite máximo. Este esfuerzo crea valor, mejora las habilidades y no es fácil de replicar”. En cambio, el segundo está “constituido por tareas que no son exigentes desde el punto de vista cognitivo, tareas de tipo logístico que se suelen ejecutar en medio de distracciones. Estos esfuerzos por lo general no crean gran valor en el mundo y son fáciles de replicar”.

A continuación se dedica a defender la importancia del trabajo profundo con diversos argumentos basado en la hipótesis que “la aptitud para llevar a cabo un trabajo en profundidad es cada vez más escasa, pero, al mismo tiempo, cada vez más valiosa en nuestra economía. Como resultado de esta dinámica, triunfarán quienes cultiven esta aptitud y hagan de ella el pilar de su vida laboral”.

Tanto la distinción entre trabajo profundo y superficial, así como la argumentación respecto del valor y la importancia del trabajo a fondo me han parecido notables. Estoy de acuerdo que una de las competencias importantes que debe aprender cualquier persona que quiera destacarse en algún campo es aprender a dedicarle tiempo y energía a ese campo. No entiendo como podría ser que alguien, incluso en campos donde se requiere creatividad, inspiración o pensamiento lateral, sólo pudiera destacarse sin practicar, sin entrenar. Me recuerda haber leído un dicho a propósito de escribir que dice que se requiere algo así como 1% inspiración y 99% transpiración.

En el campo en el que yo mismo trabajo (coaching ejecutivo – habilidades directivas) me sorprendo de aquellas personas que realizan un curso de pocas horas y luego se declaran expertos sin hacer más cursos, sin leer un libro, sin dedicar horas a entrenarse, sin hacer aprendizaje continuo ni reflexionar en la acción acerca del trabajo realizado. A estas alturas muchas veces lo juzgo arrogante y temerario.

Sostiene Newport que el trabajo profundo es una destreza que tiene gran valor en la vida moderna, dado cómo se comporta la economía de la información. Al respecto realiza una reflexión respecto de que categorías profesionales tendrán éxito y concluye que serán los dueños del capital, los trabajadores altamente calificados y las superestrellas. Dejando de lado los primeros, el trabajo profundo beneficia a los que requieren la capacidad de dominar rápidamente cosas difíciles y la aptitud para producir a un nivel superior tanto en calidad como en velocidad, propicio para trabajadores calificados y estrellas.

La idea propuesta por Newport me recuerda la idea expuesta por Gladwell en relación a las 10 mil horas para convertirse en maestro en algo. También me recuerda algo que le escuché a un coach - mago hace tiempo atrás quien decía que para hacer magia hay que practicar 800 veces, de modo que cuando se realiza el truco parece magia pero es básicamente entrenamiento y práctica. Lo conecto también con la idea de experto expuesta por Karl Sveiby

En este sentido Newport utiliza la distinción aportada por K Ericsson que le llama “práctica deliberada”, donde nuestra atención se concentra firmemente en una destreza específica la que estamos tratando de mejorar o en una idea que buscamos dominar y, se recibe retroalimentación para corregir la visión y mantener la atención donde es productiva.

Ahora bien y, en eso también estoy de acuerdo con Newport, si las personas influyentes se dedican al trabajo profundo, ello contrasta fuertemente con la tendencia a la falta de familiaridad con dicho trabajo en muchos trabajadores del conocimiento actuales, quienes en virtud de su dedicación excesiva a las redes sociales, al correo electrónico o simplemente a la procastinación o distracción permanente, son incapaces de dedicarse a un trabajo sostenido.

Podría pensarse que las organizaciones debieran estimular el trabajo profundo y la paradoja es que con muchas de sus prácticas (mensajes de texto instantáneo, presión para estar en las redes sociales, trabajo en espacios abiertos), lo que hacen es desincentivarlo y más bien reforzar el trabajo superficial, con lo que, la buena noticia es que al ser cada vez más escaso, también será más valioso. Esto puede ser una oportunidad para muchos profesionales en la actualidad.

Distingue algunos modos de realizar trabajo profundo, cada uno con sus respectivas características:

Modo monástico: Esta filosofía se inclina por maximizar la profundidad eliminando o reduciendo drásticamente las obligaciones superficiales. Este es el modelo en que, para hacer trabajo profundo, es necesario aislarse y desconectarse por un cierto periodo.

Modo bimodal: No siempre es necesario ni posible aislarse completamente del mundo como un monje. En la filosofía bimodal se divide el tiempo de modo que se dedican porciones claramente definidas a labores profundas y el resto queda para lo demás. Durante el periodo profundo se actúa monásticamente y en el otro no se prioriza la concentración.

Modo rítmico: Se inclina por el desarrollo de un hábito de trabajo profundo, estableciendo sesiones de trabajo profundo regulares, ritualizadas de algún modo, para que no sea necesario invertir mucha energía en decidir cómo y cuándo hacer trabajo profundo.

Modo periodístico: Se trata de trabajar en cualquier momento, con profundidad. Similar a los periodistas que tienen una fecha de entrega límite y tienen que concentrarse aunque a su alrededor haya ruido y agitación.

No lo dice el autor, pero me imagino que en el modo monástico uno se toma un mes de aislamiento para hacer trabajo profundo, en el modo bimodal, se dedica un día a la semana a trabajar en el proyecto profundo y el resto de la semana normal; en el modo rítmico, dedica una hora diaria, todos los días y en el modo periodístico cuando puede.

Finalmente, propone algunas reglas, necesarias de considerar para efectos de convertir en espacio productivo el trabajo en profundidad. Al respecto.

Organizar el tiempo: Tratar el tiempo con respeto. Estructurar la jornada, mezclando organización y flexibilidad, teniendo claro los propósitos que se quieren alcanzar ya que si uno no se organiza es muy sencillo que el tiempo se consuma navegando por internet, contestando correos electrónicos y concluyendo el día con la sensación de no haber avanzado.

Aprovechar al máximo el trabajo profundo: Además de los cuatro estilos ya citados, propone establecer rituales para realizar trabajo profundo. Estos rituales deben considerar pautas, donde trabajar, como trabajar una vez que se comienza y un ritual de cierre. También implican respetar tiempos de descanso y recuperación para poder desconectarse y recuperar energía. Cuando trabajes, trabajo duro. Cuando lo dejes, déjalo por completo.

Aprender a aburrirse: La habilidad para concentrarse intensamente es una habilidad que se puede entrenar. Por ello se requiere entrenarlo y, a la vez, aprender a distraerse, a aburrirse. La filosofía debiera ser “más que encontrar un espacio en la distracción para concentrarse encontrar un espacio en la concentración para distraerse”.

Alejarse de las redes sociales: Considerar a priori que estar conectado es positivo y desconectado negativo puede ser una gran equivocación ya que la utilización indiscriminada de la red consume energía, tiempo y atención, recursos que entonces no están disponibles para el trabajo profundo.

Me ha gustado mucho el libro y me ha hecho mucho sentido en este momento profesional en que me encuentro. He concluido con la ayuda de mi amigo Mauricio Bertero, la edición del libro “herramientas de liderazgo y coaching” y me propongo escribir dos libros más durante el año que sinteticen lo que han sido mis aprendizajes como psicólogo organizacional y coach ejecutivo, además de las muchas lecturas que sigo haciendo todo el tiempo.

Precisamente, descubro como muchas veces el trabajo superficial me saca de mi objetivo de seguir aprendiendo y escribir, por lo que tomaré varios de los consejos del autor. No pienso volverme un monje pero si adoptar algunas prácticas para incursionar más en el trabajo en profundidad.

Michael D. Watkins. Los primeros noventa días.

Ya me ha sucedido varias veces realizar coaching ejecutivo con coachees que han sido nombrados en un puesto gerencial y luego han sido dejados “a la buena de Dios” por parte de la empresa. Por supuesto que algunos se “las arreglan” lo mejor que pueden en dicha situación. En cambio otros, llegan a un proceso de coaching ejecutivo al verse afectados los resultados o las relaciones y, la mayor parte de las veces, peligrando su continuidad en la organización.

Algunas veces, en la situación descrita, un coachee logra sobrellevar este contexto, ganar nuevos recursos y remontar las dificultades que pueda tener. En otros casos, por muy bienintencionado que pueda ser el coach, se llega a un escenario en que “no hay nada que hacer”, pues ya las “cartas están echadas” y el coachee tiene que asumir un fracaso en su carrera.

He visto algunas empresas, que previendo este potencial problema desarrollan programas de acompañamiento a ejecutivos, desde antes de nombrarlos en un cargo, de modo que puedan desarrollar o fortalecer competencias para desempeñarse mejor en el nuevo cargo. Ello, evidentemente, no asegura en ningún caso el éxito, pero aumenta las probabilidades que ello ocurra, tanto al preparar, como al acompañar al nuevo gerente, más aún si es la primera vez que asumirá un cargo directivo.

En estas situaciones me he preguntado muchas veces por la existencia de un mapa, una hoja de ruta que pudiera seguir tanto un novel directivo, como aquellos que nos dedicamos a alguna clase de consultoría o coaching a ejecutivos. He elaborado mi propio modelo, a partir de mis lecturas y experiencias pero le falta una estructura sistemática. Por eso me ha resultado muy interesante leer el libro de Michael D. Watkins, “Los primeros noventa días” donde el autor precisamente se enfoca en el acompañamiento a ejecutivos en sus primeros tres meses en un nuevo cargo.

Propone Watkins que los primeros noventa días son una suerte de “luna de miel” entre el nuevo gerente y su equipo, similar a lo que le ocurre a los presidentes con el electorado. Es un periodo de transición, el que hay que aprender a manejar, ya que son situaciones de vulnerabilidad al carecer de mayor conocimiento del puesto y de la organización, así como de sus dinámicas laborales, políticas o culturales. 

En la vida, personal y profesional, existen otras experiencias de transiciones y cada persona desarrolla ciertos aprendizajes de lo que hay que hacer en tales situaciones. El problema puede ser que dicho aprendizaje en una situación de transición gerencial sea precisamente lo que no haya que hacer, derivando luego en un fracaso. Algunas de estas “trampas” como les llama el autor son: aferrarse a lo que ya se sabe, caer en la necesidad de actuar, ponerse expectativas irreales, intentar hacer demasiado, llegar con “la” respuesta, aferrarse a un tipo de aprendizaje equivocado o ignorar las relaciones horizontales al concentrarse excesivamente en las relaciones jerárquicas.

Manejar mal las “trampas” citadas puede llevar al nuevo ejecutivo a un círculo vicioso, del que le resulte luego difícil salir, llevándolo a perder credibilidad y a debilitarlo en el resto del periodo en su cargo. Al revés, administrar bien las “trampas” lo puede llevar a un círculo virtuoso, llevándolo a ganar credibilidad y facilitando su trabajo el resto del tiempo a cargo.

El autor propone la importancia de acelerar la transición, haciéndose cargo de diez temas relevantes. Cada uno de estos temas, me parece, puede ser mirado desde la perspectiva del propio ejecutivo o desde la perspectiva de consultores y coaches que ayudamos a gerentes a avanzar en sus carreras. Sobre cada tema trabaja un capítulo del libro. Someramente se trata de:

Prepararse: Romper mentalmente con el antiguo trabajo y prepararse para hacerse cargo del nuevo, administrando el peligro de suponer que aquello que lo ha ayudado a prosperar en el pasado seguirá ayudando en el nuevo, lo que a veces puede ser un gran error.

Acelerar el aprendizaje: Ello implicará conocer rápidamente aspectos tales como mercados, productos, tecnologías, sistemas, estructuras, además de la cultura y la política.

Ajustar estrategia a la situación: Aprender a realizar un diagnóstico claro de la situación organizacional, considerando, al menos cinco alternativas interpretativas: (1) una start up o el comienzo entusiasta de un negocio o proyecto, (2)  una transformación organizacional la que implica salvar una empresa o iniciativa que tiene graves problemas, (3) gestionar crecimiento acelerado o proyectos que se expanden rápidamente, (4) reestructurar o revitalizar una organización que era próspera pero que ahora está en problemas y (5) administrar el éxito sostenido conservando la vitalidad de una organización próspero para llevarla a un nuevo nivel. Diagnosticar correctamente es crucial, a fin de ajustar la estrategia de trabajo a dicho diagnóstico.

Asegurar victorias tempranas: En las primeras semanas identificar situaciones para crear valor y mejorar resultados. Ello genera oportunidades para desarrollar “credibilidad” y echar a andar círculos virtuosos, sensación generalizada que ocurren cosas positivas.

Negociar el éxito: Trabajar para construir una relación laboral productiva con el nuevo jefe. Para ello es crucial planificar conversaciones críticas sobre la situación, las expectativas, el estilo de trabajo, los recursos y el desarrollo personal.

Conseguir alineación: Se trata de desarrollar un papel de “arquitecto” de la empresa, trabajando sobre estrategia, estructura, procesos y habilidades para alinearlos.

Construir el equipo: Muchos nuevos jefes “heredan” equipos, pocos tienen la oportunidad de formarlos desde cero. Por ello, será importante evaluar, ajustar y movilizar a los miembros del equipo. Resulta importante entonces desarrollar conversaciones sistemáticas y estratégicas con los miembros del equipo para administrar la transición.

Crear coaliciones: Para conseguir resultados un nuevo ejecutivo debe identificar las personas claves para su éxito y trabajar para conseguir alianzas con ellas, sobre todo con aquellas que no están en la línea directa de control, pero son cruciales para lograr objetivos.

Mantener el equilibrio: En toda transición existe el riesgo de perder perspectiva, de quedarse aislado o tomar malas decisiones. Para administrar dicho riesgo es necesario crear redes de apoyo y de asesoramiento, así como mantener el equilibrio emocional.

Acelerar la transición de todos: Cuando asume un nuevo directivo también es un espacio de transición para el resto de los miembros de la organización, por ello, contribuir a acelerar esa transición es beneficioso para todos.

Cada uno de los capítulos del texto trabaja sobre los temas citados, planteando distinciones oportunas y relevantes, así como propuestas de acción claras.

Tal como señalaba al principio los consultores que trabajan con ejecutivos, brindándoles apoyo y contención, vamos desarrollando de manera intuitiva algunos modelos acerca de lo que funciona y como apoyar a los clientes. Lo valioso de este libro, por lo cual se han vendido 1.5 millones de copias es que sistematiza este proceso y desarrolla un modelo sistemático de trabajo.

Cuando un nuevo directivo fracasa, además de ser duro para él en términos personales y profesionales, implica enormes costos para la organización, la que tiene que iniciar nuevos procesos de búsqueda y selección. Además es costoso para cualquier grupo de trabajo vivir otra transición con un nuevo jefe. 

Buen libro, para tener a mano en nuestro trabajo.

Ivonne Hidalgo. Gestión Ontológica

Ayer me enteré del fallecimiento de Ivonne Hidalgo, coach venezolana, a quien tuve la oportunidad de conocer el año 2013 cuando participé como alumno en un programa muy bonito llamado Diplomado para los logros organizaciones que Ivonne realizaba junto con los coaches Elena Espinal y Fernando Sáenz Ford. En este “diplo”, efectuaba cada uno de ellos un curso y luego un “multicultural” donde concurrían los tres y todos los participantes de Latinoamérica.

Con Ivonne hice el primer curso del programa. Acababa de renunciar a mi trabajo como consultor interno en el Servicio de Impuestos Internos, luego de pasar por el maltrato sistemático de un nuevo director regional sin experiencia, arrogante, temeroso, paranoico, desconsiderado. Sentía que había pasado de ser el mejor consultor de Chile a lo peor, sintiéndome además culpable de no haber tenido recursos para enfrentar una situación de maltrato personal imposible.

Había realizado el programa de formación como coach ontológico hacía ya diez años y el avanzado no más de tres, pero no le pillaba la hebra organizacional al modelo. Y me encuentro con Ivonne, una venezolana intensa, cálida, cariñosa, entusiasta, directa, quien me muestra otra perspectiva del coaching enfocado en el mundo ejecutivo y organizacional. Fue una ventana que se abrió para mí, trayendo aire y luz, no sólo en términos profesionales sino que también existenciales.

Ahora que me he enterado de la noticia de la partida de Ivonne, quiero comentar su libro Gestión ontológica, el que además me autografió, legado de su partida y de sus reflexiones como coach organizacional.

Inicia el libro con una reflexión que considero muy valiosa. Una crítica a los coaches ontológicos dedicados a aprender ontología del lenguaje para luego hacer clases del tema o dedicarse a la formación de coaches sin hacer la conexión con la acción y los resultados. Tanto la ontología del lenguaje como el coaching ontológico son un marco para poder pasar a la acción y obtener resultados. Dice……“el cuento empieza cuando parece que termina, ¿qué soy capaz de hacer con esto allá afuera?” y ”vamos a seguir siendo tremendamente inefectivos, pero eso sí, ilustrados”….y “hacemos de esto una jerga, un código, en el que nos entendemos, nos hablamos y nos olvidamos del para qué es esto”…….

Estoy de acuerdo con ella pues está lleno de coaches que llegan al mundo organizacional a enseñarles a hablar de un modo distinto, una jerga, y si bien eso puede estar bien a un cierto nivel, lo que vale en el mundo organizacional es cómo podemos impactar en los resultados, en la línea final, en la productividad, en los costos. Y, aquí creo que hay mucha incompetencia o derechamente arrogancia de muchos coaches que sin saber del mundo organizacional llegan a “decir lo que hay que hacer”, para luego retirarse sin generar cambios ni asumir las consecuencias de cambios indeseados. En este mismo sentido, podemos saber de coaching en general, pero debemos aprender mucho de organizaciones, de preocupaciones, lenguaje, poder, estructura, cultura, además de coaching específicamente organizacional y ejecutivo.

Señala también algo al inicio que me gusta mucho y con lo que estoy plenamente de acuerdo, enfocado en las conversaciones de coaching. ¿Para qué trabajar seis meses si se puede hacer en algunas sesiones?, una invitación a la efectividad y una crítica a la psicoterapia y otras prácticas, donde la efectividad queda fuera de lugar y más sirve al coach que al coachee.

Luego de estas disquisiciones entra de lleno a lo que llama gestión ontológica, realizando un planteamiento genérico que llama “dimensión lingüística del trabajo gerencial” para luego enfocarse en los cinco dominios ontológicos de la gestión efectiva, una suerte de “traducción” del planteamiento ontológico al mundo organizacional.

En relación al primer tema, una organización es un conjunto de personas que interactúan para generar un resultado. Y gestión es el conjunto de acciones que se hacen en un contexto organizacional con el propósito de lograr resultados. A fin de conectar organización y gestión utiliza el mismo modelo Observador – Acción – Resultados de nivel individual a nivel organizacional, siguiendo a Vera y Virgilio, un Observador Organizacional (las personas), una acción organizacional (la interacción entre las personas) y resultados organizacionales (productos, servicios, rentabilidad, satisfacción de los clientes, etc).

A partir de lo señalado el coaching con ejecutivos opera a dos niveles: su propio observador individual y ellos en cuanto a observadores organizacionales y, de igual modo, el nivel de la acción se puede mirar en dos niveles, su propia acción y su interacción con otros. Esta mirada abre múltiples posibilidades de pensar el coaching ejecutivo.

En relación al segundo tema, los dominios ontológicos, propone la importancia de ser competente en la gestión de cinco ámbitos: dominio del aprendizaje, de la realidad, de las relaciones, de las posibilidades y de la acción y resultados. Una mirada gerencial de los actos de habla y de las emociones.

Me hizo mucho sentido su planteamiento y me acordé de un coachee con el que estoy trabajando en un proceso ejecutivo. Hasta ahora impecable en todos los dominios, hasta que lo ascienden a un cargo más complejo, una organización más grande y se muestra incompetente en el dominio relacional, desbordado por la angustia. Ese es el coaching que Ivonnne me muestra tengo que trabajar con mi cliente.

Sumariamente esto dice respecto de cada dominio:

Dominio de “la Realidad”, entendida como el espacio que percibimos, el mundo que nos rodea, percibido a partir de los sentidos y del espacio cultural que habitamos. “Una vez que uno tiene la distinción se da cuenta que existen numerosas personas en las organizaciones que no tienen el más mínimo contacto con la realidad, entendida como el conocimiento del terreno que pisamos”.

En relación al trabajo gerencial el tema es, “cuánto sabe de la realidad”, “cuan perdido está” y a partir de ello uno puede tener elementos sobre la persona que tiene adelante y sobre su nivel de efectividad y competencia, ya que lo que si podemos saber es que si alguien no maneja la realidad en la que está actuando es tremendamente vulnerable y seguramente incompetente”

Desde la perspectiva ontológica la herramientas son las afirmaciones y la habilidad de hacer afirmaciones verdaderas, comprobables (generan identidad).

Dominio de la posibilidad: Este es otro dominio distinto del anterior. Uno se puede preguntar, ¿Cómo podemos ser efectivos si no decimos lo que es posible?, ¿Cómo ser efectivos si no sabemos lo que queremos y a dónde vamos? Un trabajo de coaching interesante entonces es trabajar las declaraciones de posibilidad, a la vez que le podemos mostrar a la organización cuales son las consecuencias que surgen al cancelar posibilidades (resignación).

El coaching con el equipo o con el coachee puede enfocarse entonces en las conversaciones de posibilidad. A veces están hechos todos los diagnósticos y los análisis, pero falta declarar lo posible, falta declarar el quiebre entre el diagnóstico y el futuro deseado. De alguna manera este es el espacio que abre las conversaciones a los sueños y a las opciones.

La acción lingüística necesaria son las declaraciones válidas y los juicios fundados.

Dominio de la gestión de resultados: Este es el dominio de la acción ya que la acción es lo que va a transformar lo que existe hoy para que sea lo que puede ser. Aquí aparecen los actos de coordinación que son los que efectivamente cambian la realidad. El trabajo del coach en una organización se puede quedar mucho rato en este tema, ¿cómo aparece la falta de coordinación?, ¿cómo la gente sabe que las cosas no van a pasar?, ¿cómo dice que si queriendo decir que no? y muchas otras conversaciones posibles. A su vez, trabajar sobre procesos, encadenando peticiones y respuestas recurrentes.

Las acciones ontológicas en este dominio son las peticiones, ofertas y promesas y la habilidad central es hacer promesas, cumplirlas y hacer que nos las cumplan.

Dominio de la relación: El mundo organizacional es un mundo de relaciones, no actuamos solos, interactuamos con otros seres humanos, observadores como nosotros. Tanto la red de relaciones como su calidad constituyen un capital valioso, capital relacional.

El dominio relacional tiene relación con la declaración de quiebres y con la habilidad conversacional. En la declaración de quiebres está la posibilidad de abrir conversaciones.

No lo dice en su libro, pero creo que el dominio emocional está en el espacio de la relación. Aquí quedó un trabajo pendiente, integrar las distinciones emocionales en su modelo.

Dominio del aprendizaje: A juicio de Ivonne, este es el tema más grande del coaching. Los coaches trabajamos en las organizaciones para ayudar a las organizaciones y a las personas que están en ellas a gestionar el aprendizaje. El aprendizaje es posible cuando declaramos que no sabemos y hacemos juicios que podemos aprender, nombrando a alguien un “maestro”. En el ámbito organizacional se requiere mucho aprendizaje, cada vez más y el trabajo del coach tiene que ver con facilitar ese desarrollo de nuevas competencias, sobre todo en los ejecutivos.

Concluye el libro con algunas palabras sobre la práctica del coaching organizacional, reflexiones honestas y futuristas. Tenemos que mejorar la calidad del servicio que brindamos, tenemos que organizarnos como industria, tenemos que buscar socios, tenemos que cultivar la convivencia, tenemos que “contaminarnos” con el cliente sin perder el rumbo. Como diría Heifetz, bailar el baile organizacional y subirnos al balcón para no perder perspectiva y seguir siendo siempre un aporte.

Muchas gracias Ivonne por todo. Tanta gente que tocaste. Un honor haberte conocido y haber aprendido tanto contigo.